Wgrywanie dokumentu do inwestycji

← Powrót do spisu treści

Każdy plik wgrany do DocuBIM dostaje automatycznie nadaną, uporządkowaną nazwę. Nie trzeba jej wymyślać ani pilnować — system składa ją z informacji podanych w formularzu.

Jak to zrobić

1. Otworzyć inwestycję z listy inwestycji. Otwiera się zakładka Dokumenty.
2. Kliknąć Wgraj dokument nad listą dokumentów.
3. W oknie Wgraj dokument do inwestycji wskazać plik — można go przeciągnąć na pole Wybierz lub upuść plik dokumentu albo kliknąć i wybrać z dysku.
4. Uzupełnić pola opisujące dokument (patrz niżej).
5. Kliknąć Wgraj dokument na dole okna.

Widok dokumentów inwestycji — przycisk wgrywania jest nad listą, po prawej.

Dokument pojawi się na liście dokumentów inwestycji wraz z nadaną nazwą.

Nazwa pliku na dysku nie ma znaczenia. Może być dowolna — oficjalną nazwę i tak nadaje konwencja inwestycji. Pisze o tym samo okno, obok wybranego pliku.

Pod polem wyboru pliku wypisane są formaty, w jakich może być plik główny: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, DWG, DXF, IFC oraz chmury punktów E57, LAS i LAZ. Musi też pasować do wybranego formatu pliku.

Wersja edytowalna i załączniki

Rysunek od projektanta zwykle przychodzi w dwóch formatach: PDF i DWG (albo DOCX). To jeden dokument, więc wgrywa się go raz, oba pliki naraz.

• Można zaznaczyć od razu PDF i DWG w polu wyboru pliku. PDF zostaje plikiem głównym, DWG trafia na listę Pliki towarzyszące jako Edytowalny. Kolejność nie ma znaczenia: jeśli najpierw dodamy DWG, a PDF później, plikiem głównym i tak zostanie PDF.
• Przyciskiem Dodaj pliki dokłada się kolejne pliki, na przykład archiwum ZIP z podkładami. Archiwum zawsze jest Załącznikiem.
• Rolę każdego pliku można zmienić na liście. Wybranie Plik główny zamienia go miejscami z dotychczasowym plikiem głównym. Od tej chwili system nie zmienia już pliku głównego sam, nawet gdy dołożymy kolejny PDF.

Nazwa w CDE, wyszukiwanie i asystent AI korzystają z pliku głównego. Pliki towarzyszące są przechowywane razem z nim i można je pobrać w zakładce Rewizje.

Pliki robocze nie przejdą. Pliki blokady Office (~$…), Thumbs.db, desktop.ini, .DS_Store, skróty .lnk oraz pliki .bak, .dwl2 i .log system odrzuca i wymienia je w komunikacie. Wystarczy usunąć je z wyboru i wysłać ponownie.

Ten sam plik w innym dokumencie. Jeśli któryś z wybranych plików jest identyczny z plikiem innego dokumentu tej inwestycji, okno pokaże to jeszcze przed wgraniem, z nazwą CDE tamtego dokumentu. Żeby wgrać go mimo to, zaznacz Wgraj mimo to — ta sama zgoda czy uzgodnienie może należeć do kilku dokumentów. To samo dotyczy nowej rewizji.

Jeden plik może mieć najwyżej 250 MB, a wszystkie pliki wysyłane naraz razem 500 MB. Naraz można wysłać najwyżej 50 plików, licząc z plikiem głównym. Jeśli załączników jest więcej, spakuj część z nich do jednego pliku ZIP.

Co oznaczają pola formularza

Pola opisujące dokument zebrane są w części Segmenty konwencji inwestycji. Formularz pokazuje dokładnie te pola, o które pyta konwencja nazewnictwa danej inwestycji — w dwóch różnych inwestycjach może więc wyglądać inaczej. Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe.

Po wyborze pliku przycisk Zaproponuj pola wypełnia kategorię, branżę i inne pola z listą na podstawie nazwy i tekstu pliku. Wypełnia tylko te pola, których model AI jest pewny, i pisze, które to były. Pozostałe pola trzeba sprawdzić samemu. Strefy i pola wpisywane zostają bez zmian, a przy wgrywaniu do gałęzi drzewa nie zmieniają się pola wybrane przez gałąź. Przy skanie PDF system najpierw odczytuje (OCR) najwyżej dwie pierwsze strony i dopisuje Tekst odczytany ze skanu (OCR), może mieć błędy.

Najczęściej spotykane:

Pole	Co wpisać
Kategoria	Do jakiej części dokumentacji należy dokument: projektowa, powykonawcza, narady, raporty, rozliczenia, wnioski materiałowe, harmonogramy, realizacja robót, BHP, formalne. Od niej zaczyna się drzewo dokumentów inwestycji
Branża	Dziedzina, której dokument dotyczy — architektura, konstrukcja, instalacje sanitarne, elektryczne, ochrona przeciwpożarowa. Dokumenty całej inwestycji, które nie należą do jednej branży (plan BIOZ, harmonogram, protokół z narady), dostają branżę OGL — Ogólna
Obiekt / system	Czego dokument dotyczy w obiekcie; ZZ oznacza cały budynek
Kondygnacja	Poziom, na przykład 00 — parter, 01 — pierwsze piętro, XX — wiele kondygnacji
Format pliku	W jakiej postaci jest plik — rysunek PDF, model IFC, dokument tekstowy. Wypełnia się sam po wybraniu pliku, a jeśli zostawisz go pustym, system dobierze go z rozszerzenia
Etap	Faza projektu, na przykład projekt budowlany albo wykonawczy

Formularz wgrywania z wybranymi segmentami i podglądem nazwy pliku.

Niektóre pola się wpisuje, a nie wybiera z listy — na przykład Odcinek w konwencji „Roboty drogowe”. Pod takim polem jest zasada, na przykład „Do 3 znaków: wielkie litery A–Z, cyfry, _”, a w pustym polu przykład wartości („np. 001”). Litery zamieniają się na wielkie same. Jeśli wpisana wartość jest za długa albo ma spację, myślnik czy polski znak, pod polem pojawia się błąd, a przycisk Wgraj dokument jest nieaktywny, dopóki wartość nie zostanie poprawiona. System nie skraca wartości — trzeba ją poprawić samemu.

Pod segmentami są dwa pola projektanta, oba nieobowiązkowe i żadne nie wchodzi do nazwy pliku:

• Numer projektanta — numer, pod którym projektant wydał dokument, na przykład AB1CD2-PW-DR-1.0 Rzut parteru. Po tym numerze dokument da się potem wyszukać.
• Rewizja projektanta — oznaczenie wersji u projektanta, na przykład Rew C. To nie to samo co rewizja w DocuBIM (P01, P02), obie są zapisywane osobno.

Oba pola wypełniają się same z nazwy wybranego pliku: z AB1CD2-PW-DR-1.0 Rzut parteru 2019-10 Rew C.pdf powstaje numer AB1CD2-PW-DR-1.0 Rzut parteru i rewizja Rew C. To podpowiedź — warto na nią spojrzeć i poprawić, jeśli nazwa pliku była nietypowa.

Pod spodem jest jeszcze Tytuł dokumentu — krótki opis własnymi słowami (na przykład „Karta materiałowa — system elewacyjny”). Pole wypełnia się samo nazwą pliku; warto ją zastąpić własnym opisem. Tytuł jest nieobowiązkowy i nie wchodzi do nazwy pliku. Jeśli różni się od nazwy pliku i numeru projektanta, widać go na liście dokumentów pod nazwą CDE i w panelu szczegółów, a wyszukiwarka znajduje dokument po słowach z tytułu.

O firmę wgrywającą nie pytamy. Segment „Firma wgrywająca” system wypełnia sam skrótem naszej firmy, więc nie da się przez pomyłkę wpisać cudzego kodu. Ten skrót mówi, kto wgrał plik, a nie kto go opracował: rysunek projektanta wgrany przez nas też dostanie nasz skrót.

Podobnie pola ustalane raz dla całej inwestycji (na przykład kod inwestycji) wypełnia się przy zakładaniu inwestycji, a nie przy każdym dokumencie.

Nazwa pliku

W dolnej części okna, pod nagłówkiem Wygenerowana nazwa pliku w CDE, widać na bieżąco nazwę, jaką dostanie dokument — na przykład:

KLO24-PIL-ZZ-00-PDFR-ARC-0001-P01.pdf

Każdy fragment odpowiada jednemu elementowi konwencji: kod inwestycji, skrót firmy, obiekt, kondygnacja, typ dokumentu, branża, kolejny numer dokumentu w inwestycji oraz oznaczenie rewizji (P01). Dzięki temu po samej nazwie widać, czego plik dotyczy — bez otwierania go.

W nazwie mogą znaleźć się wyłącznie wielkie litery, cyfry i podkreślnik. Myślniki widoczne w przykładzie oddzielają od siebie kolejne fragmenty i wstawia je system, nie my. Wartość ze spacją, myślnikiem albo polskim znakiem zostanie odrzucona z komunikatem — system nic nie poprawia po cichu.

Oryginalna nazwa pliku nie ginie: jest zapisana i widoczna w szczegółach dokumentu.

Dokumenty na liście — nadana nazwa, tytuł, rewizja, status, branża i firma wgrywająca.

Wgranie nowej wersji dokumentu

Poprawionego pliku nie wgrywamy jako nowego dokumentu. Zamiast tego dodajemy nową rewizję do dokumentu, który już istnieje:

1. Otworzyć dokument z listy — po prawej stronie rozwinie się panel ze szczegółami.
2. Kliknąć Dodaj rewizję w sekcji Rewizje. Przy dokumencie opublikowanym tego przycisku nie ma — zamiast niego jest Nowa rewizja na górze panelu.
3. W oknie Wgraj nową rewizję dokumentu wskazać poprawiony plik i uzupełnić:
   • Kod rewizji — wypełnia się sam: system sprawdza aktualną rewizję dokumentu i podstawia następną (P01 → P02 → P03). Można go nadpisać, jeśli wersja ma trafić do innej serii — na przykład C01 przy przejściu do etapu budowy.
   • Rewizja projektanta — wypełnia się sama z nazwy nowego pliku, tak jak przy pierwszym wgraniu. Numer projektanta należy do dokumentu i przy nowej rewizji się nie zmienia; jeśli dokument go jeszcze nie ma, można go tu uzupełnić.
   • Opis zmiany — obowiązkowy: krótko, co się zmieniło. Bez niego przycisk wysyłania jest nieaktywny. Ten opis widać potem na liście rewizji.
4. Kliknąć Wgraj rewizję.

Panel szczegółów dokumentu — stąd dodaje się nową rewizję.

Okno dodawania nowej rewizji — u góry widać, który dokument zastępujemy.

U góry okna, po słowie Zastępuje, widnieje dotychczasowa nazwa dokumentu — dla potwierdzenia, że dopisujemy wersję do właściwego pliku. Pole Nazwa pliku w CDE pokazuje nazwę nowej rewizji; różni się od poprzedniej oznaczeniem rewizji, a jeśli nowy plik ma inny format (np. .docx zamiast .doc), także rozszerzeniem. Nazwa odświeża się po wybraniu pliku. Warto na nią zerknąć przed wysłaniem.

Każdy kod rewizji może wystąpić w dokumencie tylko raz. Jeśli wpiszemy kod, który dokument już ma, system odmówi i poprosi o inny.

Plik główny nowej rewizji musi pasować do typu dokumentu — rewizją rysunku PDF nie może być sam plik .dwg. DWG dołącza się obok PDF-a jako plik edytowalny, tak samo jak przy pierwszym wgraniu (patrz wyżej).

Co dalej dzieje się z rewizjami, opisuje rozdział Status dokumentu i kolejne rewizje.

Kolumna „Indeks" — czy asystent już przeczytał plik

W tabeli dokumentów, po prawej stronie, jest kolumna Indeks. Mówi, na jakim etapie jest odczytywanie treści pliku na potrzeby asystenta AI i wyszukiwarki:

Co widać	Co to znaczy
W kolejce	Plik czeka. Asystent jeszcze go nie cytuje.
Indeksowanie	System właśnie go czyta. Przy większych plikach trwa to kilkadziesiąt sekund.
✓ (szara ptaszka)	Gotowe. Najechanie pokazuje datę i godzinę.
Bez treści	Plik przeszedł, ale nie było w nim tekstu do odczytania. Najechanie pokazuje powód.
Błąd indeksu	Nie udało się odczytać pliku. Najechanie pokazuje powód.
Ikona skanu	Plik jest skanem i system odczytał go przez OCR. Najechanie mówi, czy wszystkie strony są czytelne i ile stron odczytano.
Kręcące się kółko przy skanie	Trwa odczytywanie skanu, zwykle kilka sekund na stronę.
Ikona pauzy	Odczyt skanu czeka, bo wyczerpał się miesięczny limit stron OCR firmy. Wznowi się sam w ciągu godziny, gdy limit znów będzie dostępny (po zwiększeniu albo w nowym miesiącu).

Więcej o skanach: Asystent AI.

Kolumna odświeża się sama — nie trzeba przeładowywać strony.

Pusto w tej kolumnie znaczy, że tego typu pliku system nie czyta w ogóle; dotyczy to modeli IFC i rysunków CAD. To nie jest błąd.

Częste pytania

Czy mogę zmienić nazwę pliku po wgraniu? Nie. Nazwa wynika z opisu dokumentu i pozostaje stała — na tym polega uporządkowanie. Jeśli opis był błędny, należy wgrać dokument ponownie z poprawnymi danymi.

Formularz mówi, że pole jest puste, choć widzę w nim wartość. Trzeba tę wartość wybrać z listy, nawet jeśli już się wyświetla. Dopóki nie zostanie wskazana, system traktuje pole jak niewypełnione, a w podglądzie nazwy w tym miejscu widnieje „…”.

Co, jeśli nie znam wartości któregoś pola? Warto zapytać osobę prowadzącą inwestycję. Pola opisujące dokument decydują o jego nazwie i o tym, czy inni go później odnajdą.

Dlaczego nie mogę nic wgrać do inwestycji? Inwestycja musi mieć ustawioną konwencję nazewnictwa — bez niej system nie ma z czego złożyć nazwy i odmawia przyjęcia pliku. Patrz Zakładanie inwestycji.