Obsada inwestycji

← Powrót do spisu treści

Obsada mówi, kto pełni jaką funkcję w inwestycji: kto prowadzi branżę sanitarną, kto elektryczną, kto odpowiada za rozliczenia. Znajdziecie ją w zakładce Funkcje na stronie inwestycji.

Na telefonie tej zakładki nie ma

Na telefonie inwestycja pokazuje sześć zakładek: Dokumenty, Zdjęcia, Korespondencja, Kalendarz, Asystent AI i Zespół. Zakładkę Funkcje trzeba otworzyć na komputerze albo tablecie.

To nie jest to samo co Zespół

Dwie sąsiednie zakładki, dwie różne rzeczy:

Zakładka	Odpowiada na pytanie
Zespół	Kto w inwestycji wgrywa dokumenty i zmienia ich status
Funkcje	Kto pełni jaką funkcję w kontrakcie

Nie muszą się pokrywać. Inspektor branżowy bywa wpisany w umowie, zanim dostanie prawo wgrywania dokumentów — i odwrotnie, osoba wgrywająca pliki nie musi pełnić żadnej funkcji branżowej.

Stanowisko bez osoby

Stanowisko można wpisać, zanim ktoś je obejmie. W polu osoby wystarczy zostawić stanowisko nieobsadzone, a wiersz pokaże się na liście z wyraźnym napisem NIEOBSADZONE.

To jest cel, a nie brak danych. Nieobsadzone stanowisko jest pozycją na liście rzeczy do zrobienia, więc ma być widoczne, a nie ukryte do czasu, aż ktoś je obejmie.

W polu Uwagi warto zapisać, na co stanowisko czeka — na przykład „czeka na umowę zlecenia”.

Kolumna Nr uprawnień pokazuje numer uprawnień budowlanych osoby. Nie wpisuje się go tutaj, tylko w profilu: osoba robi to sama w Mój profil, a za nią może to zrobić administrator w Ustawieniach firmy, w zakładce Członkowie (Zapraszanie współpracowników). Dzięki temu ten sam numer pokazuje się we wszystkich inwestycjach tej osoby.

Dodanie stanowiska

1. Otworzyć inwestycję i przejść na zakładkę Funkcje.
2. Kliknąć Dodaj funkcję.
3. Wybrać funkcję z listy. Pod polem pojawi się jej opis.
4. Wybrać osobę albo zostawić stanowisko nieobsadzone.
5. Kliknąć Dodaj funkcję w oknie.

Jeśli wybrana osoba nie należy do zespołu inwestycji (na liście ma dopisek spoza inwestycji), pod polem pojawi się zaznaczone pole Dodaj tę osobę także do zespołu inwestycji jako Przeglądający. Dzięki temu nie trzeba jej dodawać drugi raz w zakładce Zespół. Prawo wgrywania dokumentów nadaje się tam osobno, zmieniając rolę na Edytor.

Funkcje pochodzą z gotowej listy dwunastu pozycji — od branż budowlanych, przez zieleń i rozliczenia, po radcę prawnego i BHP. Dzięki temu ta sama funkcja nazywa się wszędzie tak samo, a nie na pięć sposobów w pięciu inwestycjach.

Kto może zmieniać obsadę

Kierownik inwestycji albo administrator firmy. Pozostali pracownicy obsadę widzą — inspektor musi wiedzieć, z kim pracuje — ale jej nie zmieniają.

Widzą ją wszyscy pracownicy firmy, także ci, którzy nie należą do zespołu tej konkretnej inwestycji.

Kilka funkcji, kilka osób

Jedna osoba może pełnić kilka funkcji w jednej inwestycji — wystarczy dodać dwa stanowiska i przy obu wskazać tę samą osobę. Odwrotnie też: jedną funkcję może pełnić kilka osób, na przykład trzej inspektorzy w tej samej branży.

Koordynator

Koordynatora ustawia się przy inwestycji, a nie w obsadzie. Dzięki temu nie da się mieć dwóch różnych odpowiedzi na pytanie, kto koordynuje.

Jeżeli koordynator ma w obsadzie własne stanowisko, przy jego nazwisku pojawia się znacznik KOORDYNATOR — sam z siebie, bez osobnego wpisywania. Samo wskazanie koordynatora przy inwestycji nie dodaje go jednak do listy obsady.

Odpowiedzialność

Nad listą funkcji jest część Odpowiedzialność: osoba odpowiedzialna z Waszej firmy, wykonawca robót z rejestru kontrahentów (typ „Wykonawca”) i kierownik budowy wykonawcy. Zmienia je kierownik inwestycji albo administrator firmy.

Źródło i koszt osób

Osoby z wglądem w kwoty widzą pod listą funkcji część Źródło i koszt osób. Przy każdej funkcji można wpisać, czy to zasób własny, czy podwykonawca, jaki jest koszt netto i jak wygląda wypłata. Wpisuje to administrator albo osoba z uprawnieniem Wpisywanie kwot.

Sumy tych kosztów (osobno podwykonawcy, osobno zasób własny) liczą się do kosztów w budżecie umowy, jeśli tam nie wpisano ich ręcznie (zob. Budżet i marża).

Uzupełnienie z karty inwestycji

Osobę odpowiedzialną, wykonawcę robót, kierownika budowy oraz źródło i koszt osób możecie przepisać z karty inwestycji w PDF-ie:

1. Kliknijcie menu ⋯ po prawej stronie nagłówka Funkcje w inwestycji, a w nim Uzupełnij z karty.
2. Wybierzcie PDF karty. AI odczyta z niego osoby i firmy.
3. Sprawdźcie propozycję w oknie i kliknijcie Zapisz z karty.

Co pokazuje okno:

• Odpowiedzialność: osobę z karty DocuBIM szuka wśród ludzi z Waszej firmy po imieniu i nazwisku i podpowiada ją tylko wtedy, gdy pasuje dokładnie jedna osoba, a wykonawcę w rejestrze kontrahentów po numerze NIP (bez NIP-u po nazwie). Jeśli kogoś nie znajdzie, pisze, kto jest w karcie, a pole zostaje puste. Wykonawcę spoza rejestru dodajcie w Kontrahentach (typ „Wykonawca”), a potem wybierzcie go przyciskiem Zmień w części Odpowiedzialność.
• Osoby z karty: każdą osobę DocuBIM przypisuje do funkcji, na której jest osoba z tym samym numerem uprawnień, a gdy w karcie numeru nie ma — o tym samym imieniu i nazwisku. Przypisanie możecie zmienić albo wybrać Pomiń. Przy każdej przypisanej osobie sprawdźcie źródło: zasób własny albo podwykonawca. Jeśli karta go nie podaje, wybierzcie je sami.

Karta uzupełnia tylko puste miejsca. Pole odpowiedzialności, które jest już wpisane, i funkcja, która ma już koszt, zostają bez zmian. Karta nie zakłada też nowych funkcji i nikogo na nich nie obsadza: zapisuje tylko źródło i koszt przy funkcji, którą wybierzecie. Funkcję dla nowej osoby dodajcie najpierw przyciskiem Dodaj funkcję.

Polecenie Uzupełnij z karty widzą kierownik inwestycji, administrator firmy i osoba z uprawnieniem Wpisywanie kwot. Kierownik bez tego uprawnienia zapisze tylko odpowiedzialność, a osoba z samym uprawnieniem Wpisywanie kwot — tylko źródło i koszt. Koszty z karty widzą tylko osoby z wglądem w kwoty.

Plan fakturowania i budżet z karty wczytuje się przy zakładaniu umowy (zob. Karta inwestycji zamiast umowy).

Karta inwestycji w Dokumentach

Polecenie Karta inwestycji w menu ⋯ po prawej stronie nagłówka Funkcje w inwestycji składa kartę z tego, co jest już w DocuBIM, w sześciu częściach:

1. dane inwestycji i odpowiedzialność: umowa, zamawiający, daty, osoba odpowiedzialna, koordynator, wykonawca robót i kierownik budowy,
2. budżet i wynik finansowy: wynagrodzenie, budżet, koszty, marża, zabezpieczenie i ubezpieczenie OC,
3. plan fakturowania i płatności,
4. koszty inspektorów i podwykonawców z Funkcji,
5. kluczowe terminy i obowiązki nadzoru; odpowiedzialnego karta bierze z funkcji o pasującej roli, na przykład kierownika zespołu albo inspektora BHP,
6. ryzyka i najważniejsze postanowienia z pliku umowy oraz lista tego, czego w DocuBIM jeszcze brakuje.

Kartę składa DocuBIM, nie AI: każda wartość pochodzi z danych inwestycji, umowy, budżetu, rejestru kontrahentów albo Funkcji. To, czego brakuje, zostaje w karcie wykropkowane do wpisania ręcznie, a okno wypisuje te braki nad podglądem. Uzupełnijcie je w DocuBIM i otwórzcie kartę jeszcze raz.

Żeby zapisać kartę jako plik Word w Dokumentach inwestycji:

1. W menu ⋯ kliknijcie Karta inwestycji i sprawdźcie podgląd.
2. Kliknijcie Zapisz w Dokumentach.
3. Wybierzcie pola nazwy jak przy wgrywaniu dokumentu i kliknijcie Zapisz do CDE.

Karta wchodzi do Dokumentów jako nowy dokument w statusie WIP, na papierze firmowym.

Kwoty, plan fakturowania, postanowienia umowy oraz źródło i koszt osób trafiają do karty tylko wtedy, gdy składa ją administrator firmy albo osoba z uprawnieniem Wgląd w kwoty lub Wpisywanie kwot. U innych te miejsca zostają wykropkowane.

Karta z kwotami zapisuje się od razu jako dokument poufny i dodatkowo tylko dla wglądu w kwoty. Otworzy ją administrator firmy oraz osoba z uprawnieniem Wgląd w kwoty albo Wpisywanie kwot, jeśli jednocześnie zapisała kartę, jest kierownikiem tej inwestycji albo jest wskazana przy dokumencie. Kierownik bez wglądu w kwoty widzi samą nazwę z kłódką. Zdjęcie poufności tej blokady nie zdejmuje.

Kartę zapisze osoba z uprawnieniem Wgrywanie dokumentów i rewizji w tej inwestycji. Kartę z kwotami - tylko administrator firmy albo osoba z wglądem w kwoty.

Przy zapisie karty nie ma przycisku Zaproponuj pola: karta z kwotami nie trafia do modelu AI.

Gdy ktoś odchodzi

Dezaktywacja konta nie zwalnia stanowiska. Nazwisko zostaje przy pracy, tak samo jak przy dokumentach — kto prowadził branżę do wczoraj, prowadził ją do wczoraj.

Żeby zwolnić stanowisko, trzeba kliknąć Zmień stanowisko przy wierszu i wybrać stanowisko nieobsadzone. Wtedy wraca ono na listę jako nieobsadzone, razem z uwagami. Usunięcie całego wiersza kasuje też uwagi, więc do samej zmiany osoby lepiej go nie kasować.