Powiadomienia

← Powrót do spisu treści

Kiedy ktoś przekaże Wam pismo z dziennika korespondencji, udostępni dokument w Waszej inwestycji albo doda Was do jej zespołu, zobaczycie to przy dzwonku — bez zaglądania do Moich spraw i listy dokumentów.

Dzwonek stoi w lewym górnym rogu, obok logo. Jeśli czeka coś nieprzeczytanego, przy ikonie pojawia się liczba; powyżej dziewięćdziesięciu dziewięciu — 99+.

Powiadomienia przychodzą dwiema drogami naraz: do dzwonka w aplikacji i na Wasz adres e-mail. Obie da się włączyć i wyłączyć osobno, dla każdego rodzaju zdarzenia — patrz Ustawienia powiadomień niżej.

O czym Was zawiadamiamy

Trzynaście zdarzeń. Pięć dotyczy spraw w dzienniku, także spraw Do podpisu (te same ustawienia obejmują oba rodzaje spraw), dwa eksportu dokumentacji inwestycji, trzy to przypomnienia o terminach z kalendarza, a trzy dotyczą zespołu inwestycji i jej dokumentów. Nazwy są te same, co w Ustawieniach powiadomień.

Zdarzenie	Kiedy przychodzi i do kogo
Przypisanie pisma	Ktoś przypisał pismo z dziennika — dostaje je osoba, której je przypisano
Przekazanie pisma dalej	Ktoś oddał Wam pismo, które sam prowadził
Zwrot pisma	Pismo wróciło ze zwrotem — dostaje je osoba, która je wcześniej dała. Powód zwrotu widać wprost w powiadomieniu, bez wchodzenia w historię pisma
Zmiana terminu	Zmienił się albo został zdjęty termin odpowiedzi — dostaje osoba, u której pismo w tej chwili leży
Zamknięcie sprawy	Dostaje osoba, u której pismo leżało w chwili zamknięcia, i ta, która je zarejestrowała. Kto oddał pismo wcześniej — nie dostaje
Gotowy eksport inwestycji	ZIP z dokumentami inwestycji, który zamówiliście, jest gotowy do pobrania. Dostaje tylko osoba, która go zamówiła
Nieudany eksport inwestycji	Eksportu nie udało się przygotować. Dostaje tylko osoba, która go zamówiła. Powód widać w powiadomieniu
Przypomnienie o terminie pisma	Tydzień i dzień przed terminem odpowiedzi na pismo albo terminem sprawy — dostaje osoba, u której pismo w tej chwili leży
Przypomnienie o terminie inwestycji	Tydzień i dzień przed terminem zakończenia inwestycji — dostają koordynator i kierownicy inwestycji
Przypomnienie o końcu polisy OC	Tydzień i dzień przed końcem polisy OC wpisanej w umowie — dostają administratorzy firmy i osoby z uprawnieniem Wgląd w kwoty albo Wpisywanie kwot
Zespół inwestycji	Ktoś dodał Was do zespołu inwestycji, zmienił Waszą rolę albo wskazał Was jako koordynatora inwestycji
Udostępnienie i publikacja	Ktoś udostępnił albo opublikował dokument w inwestycji — dostają osoby z zespołu tej inwestycji i jej koordynator, ale tylko te, które mogą ten dokument otworzyć
Nowe rewizje	Ktoś dodał nową rewizję dokumentu udostępnionego albo opublikowanego — dostają te same osoby co przy udostępnieniu

O dodaniu załącznika, powiązaniu pisma wychodzącego z przychodzącym i o wycofaniu pisma nie zawiadamiamy nikogo. Nie zawiadamiamy też o wgraniu nowego dokumentu (dopóki jest wersją roboczą), o nowej rewizji dokumentu w wersji roboczej, o archiwizacji ani o usunięciu kogoś z zespołu inwestycji.

Dokumenty poufne i zastrzeżone zostają tajne. O poufnym dokumencie dostają powiadomienie tylko osoby, które mają do niego wgląd; o dokumencie, który widzi tylko osoba z wglądem w kwoty — tylko takie osoby. W inwestycji widocznej tylko dla zespołu koordynator spoza zespołu nie dostaje nic o jej dokumentach.

O własnych czynnościach nie dostajecie powiadomień. Jeśli sami przypiszecie sobie pismo, dzwonek milczy — właśnie to zrobiliście. Wyjątkiem jest eksport i przypomnienia o terminach: o eksporcie, który sami zamówiliście, dostajecie powiadomienie, kiedy jest gotowy albo kiedy się nie udał, a przypomnienie przychodzi także o terminie, który sami wpisaliście.

Powiadomienie widzi tylko jego adresat. Reszta biura nie wie, co przyszło do kogo, nawet jeśli to samo pismo widzi w dzienniku.

Dezaktywowane konto nie dostaje powiadomień. Jeśli przypiszecie pismo osobie, której konto zostało dezaktywowane, nie dowie się o tym nikt — także Wy nie dostaniecie o tym sygnału. Warto to sprawdzić na liście zespołu: takie konto ma w kolumnie Stan napis Dezaktywowany.

Jak z tego korzystać

Kliknijcie dzwonek, żeby zobaczyć listę. Jest pogrupowana na Dzisiaj, Wczoraj i Wcześniej, a w każdej grupie nieprzeczytane idą pierwsze. Nieprzeczytane poznacie po pasku z lewej strony i mocniejszym tle.

Kliknięcie w powiadomienie otwiera pismo (przy eksporcie: okno Eksport inwestycji w inwestycji; przy przypomnieniu: pismo, inwestycję albo umowę; przy zmianie w zespole: inwestycję; przy dokumentach — patrz niżej) i oznacza je jako przeczytane.
Oznacz wszystkie jako przeczytane gasi licznik jednym kliknięciem.
Dzwonek pokazuje dwadzieścia ostatnich. Pokaż starsze dokłada następne dwadzieścia; gdy nie ma czego dokładać, przycisku nie ma.

Liczba przy dzwonku odświeża się sama mniej więcej raz na minutę, a po powrocie na kartę aplikacji — od razu. Sama lista wczytuje się przy każdym otwarciu dzwonka, więc jeśli ktoś właśnie przekazał Wam pismo: zamknijcie dzwonek i otwórzcie go jeszcze raz.

Kilka dokumentów naraz to jedno powiadomienie. Jeśli ta sama osoba udostępni, opublikuje albo doda nowe rewizje kilku dokumentów w tej samej inwestycji w ciągu kwadransa, a Wy nie otworzyliście jeszcze pierwszego powiadomienia, zobaczycie jeden wpis, na przykład Udostępniono 12 dokumentów w inwestycji „…”, z nazwami kilku pierwszych. Kliknięcie otwiera listę dokumentów inwestycji z ramką Dokumenty z powiadomienia nad nią; stamtąd każdy dokument otwiera się jednym kliknięciem. Przy więcej niż pięćdziesięciu dokumentach kliknięcie otwiera samą listę dokumentów inwestycji. Przy pojedynczym dokumencie kliknięcie od razu otwiera jego podgląd.

Powiadomień nie da się usunąć i jest to celowe: zostają jako ślad, że o czymś Was zawiadomiono. Przeczytane po prostu schodzą niżej.

Powiadomienia o wycofanym piśmie znikają razem z nim — pismo nie istnieje już w dzienniku, więc nie ma dokąd prowadzić. Nie wychodzi też o nim żaden e-mail. Jeśli jednak wiadomość zdążyła wyjść przed wycofaniem, to już poszła — listu nie da się cofnąć.

Powiadomienia e-mailem

Na adres, którym się logujecie, przychodzi wiadomość o tym samym, o czym mówi dzwonek. Wiadomość o piśmie ma w temacie numer z dziennika i to, czego dotyczy; w treści — kto wykonał czynność, termin odpowiedzi, a przy zwrocie także powód. Pod spodem jest przycisk Otwórz pismo, który prowadzi prosto do właściwej sprawy.

Sprawa Do podpisu nie ma numeru w dzienniku, więc wiadomość o niej mówi o sprawie, a nie o piśmie, na przykład Przypisano Ci sprawę, nie podaje numeru, a przycisk nazywa się Otwórz sprawę. Tak samo brzmi powiadomienie w dzwonku.

Przypomnienie ma w temacie, ile zostało czasu i czego dotyczy, na przykład Jutro: termin odpowiedzi na pismo 12/2026 albo Za 7 dni: koniec polisy OC w umowie …. Przycisk prowadzi do pisma, inwestycji albo umowy. Przypomnienia wychodzą rano, od 7:00, i każde tylko raz. Jeśli termin się przesunie, przypomnienie przyjdzie przed nowym terminem.

Wiadomość o eksporcie ma w temacie nazwę inwestycji: Eksport inwestycji „…” jest gotowy albo … nie powiódł się. W treści jest liczba plików, rozmiar i termin pobrania albo powód niepowodzenia, a przycisk Otwórz eksport (lub Otwórz inwestycję) prowadzi do inwestycji. Samego pliku ani linku do niego w wiadomości nie ma.

Wiadomość o zespole inwestycji przychodzi od razu, z nazwą inwestycji w temacie (Dodano Cię do zespołu inwestycji „…”) i rolą w treści (przy wskazaniu na koordynatora roli nie ma). Tak samo brzmi temat przy zmianie roli i wskazaniu na koordynatora.

O dokumentach przychodzi jedna wiadomość dziennie, rano o 7:00: Dokumenty w Twoich inwestycjach — podsumowanie. Zbiera udostępnienia, publikacje i nowe rewizje z poprzedniej doby, pogrupowane po inwestycjach, z nazwami dokumentów i linkiem do nich. Są w niej tylko te powiadomienia, których nie przeczytaliście jeszcze w dzwonku — jeśli przeczytaliście wszystko, wiadomości nie będzie. Przed wysłaniem sprawdzamy jeszcze raz, czy dokument możecie otworzyć: dokument oznaczony w nocy jako poufny z podsumowania wypada.

Na te wiadomości nie da się odpisać

Wychodzą z adresu technicznego i nikt ich nie czyta. Żeby odpowiedzieć na pismo przychodzące, otwórzcie je w dzienniku i kliknijcie Odpowiedz — tak jak opisuje rozdział Dziennik korespondencji.

Kilka rzeczy, które warto wiedzieć:

Mail idzie tylko wtedy, gdy idzie powiadomienie. Te same reguły: o swoich czynnościach nie dostajecie nic (poza eksportem, który sami zamówiliście, i przypomnieniami), dezaktywowane konto nie dostaje nic, a wyciszona kratka E-mailem wyłącza wysyłkę od razu.
Wyciszenie nie cofa tego, co już poszło. Jeśli wyłączycie kratkę sekundę po tym, jak ktoś przekazał Wam pismo, ten jeden mail już wyszedł. Tak samo włączenie z powrotem nie wyśle zaległości — zacznie działać od następnego zdarzenia. Przy dokumentach działa to tak samo: zdarzenia sprzed wyłączenia kratki trafią jeszcze do najbliższego porannego podsumowania.
Jeśli wiadomość nie przyszła, sprawdźcie najpierw folder ze spamem, a potem kratkę E-mailem przy tym rodzaju zdarzenia. Gdy jedno i drugie się zgadza, dajcie nam znać: administrator firmy widzi na ekranie ustawień, czy wysyłka z serwera działa.

Ustawienia powiadomień

W nagłówku listy jest ikona zębatki — prowadzi do ustawień. Zobaczycie tam tabelę: w wierszach trzynaście zdarzeń z listy powyżej, w kolumnach dwa kanały — W aplikacji i E-mailem.

Kliknięcie w kratkę zapisuje ustawienie od razu; nie ma przycisku „Zapisz".

Domyślnie włączone jest wszystko. Jeśli nigdy nie zaglądaliście do tego ekranu, dostajecie komplet. Żeby nie dostawać przypomnień o terminach, odznaczcie obie kratki przy trzech wierszach Przypomnienie o ….

Wyłączenie obu kratek naraz znaczy, że o takim zdarzeniu nie dostaniecie nic — ani w aplikacji, ani mailem. Jeśli chcecie tylko uciszyć dzwonek, zostawcie zaznaczone E-mailem; jeśli odwrotnie — zostawcie W aplikacji.

Wyłączenie działa od teraz, nie wstecz

Wyłączone zdarzenie przestaje powiadamiać od chwili zapisania. To, co dostaliście wcześniej, zostaje na liście i dalej liczy się jako nieprzeczytane. Włączenie z powrotem też nie uzupełni tego, co przyszło w międzyczasie — po prostu zacznie przychodzić od nowa.

Jeżeli chcecie zgasić licznik od zaległości, użyjcie Oznacz wszystkie jako przeczytane w nagłówku dzwonka.

Ustawienia są Wasze osobiste — nikt w firmie ich nie widzi ani nie zmienia, także administrator.

Co widzi administrator firmy

Pod tabelą ustawień administrator ma dodatkowo jedno zdanie o wysyłce e-maili: czy działa, ile wiadomości czeka i czy którejś nie udało się wysłać. Są to same liczby dla całej firmy — administrator nie widzi ani treści powiadomień, ani tego, kto co dostał.

Zdanie „nie udało się wysłać" znaczy, że problem jest po stronie serwera poczty, a nie po Waszej. Samo pismo i cała jego historia są w aplikacji bezpieczne — nieudana wysyłka nigdy nie cofa czynności w dzienniku.