Rejestr kontrahentów
Rejestr to lista firm i urzędów, z którymi prowadzicie sprawy: Zamawiających, wykonawców, podwykonawców, projektantów, urzędów i gestorów sieci. Wpisujecie każdego raz, a potem wybieracie go z listy.
Nazwy nie trzeba wtedy przepisywać z ręki przy każdym piśmie. Gdy jedna instytucja bywa zapisana raz z przecinkiem po nazwie miasta, a raz bez, dla komputera są to dwie różne firmy — i zestawienie „wszystkie pisma od Zamawiającego" pokaże połowę tego, co powinno.
Rejestr znajdziecie w menu pod swoim nazwiskiem, w prawym górnym rogu, pod pozycją Kontrahenci.
Dodanie kontrahenta
Kliknijcie Dodaj kontrahenta i wypełnijcie formularz.
| Pole | Co wpisać |
|---|---|
| Nazwa pełna | Tak, jak firma występuje w umowie i na pismach |
| Nazwa skrócona | Krótka forma do zestawień, na przykład „MCI" |
| Rola | Kim ta firma jest wobec Was: Zamawiającym, wykonawcą, urzędem… |
| NIP | Po nim rozpoznajemy, że ktoś jest już w rejestrze |
| Adres | Do pism i zestawień |
| Uwagi | Osoba do kontaktu, numer sprawy, cokolwiek się przyda |
Obowiązkowa jest tylko nazwa. Resztę można uzupełnić później.
NIP i ostrzeżenia
NIP można wpisać z myślnikami albo bez — system zapisze go w jednej postaci,
więc 725-002-89-02 i 7250028902 to dla niego ten sam numer.
Jeżeli numer ma inną liczbę cyfr niż dziesięć, pod polem pojawi się ostrzeżenie. To tylko ostrzeżenie — zapisać można mimo niego, klikając przycisk zapisu jeszcze raz. Zdarzają się numery zapisane niepełnie w starych dokumentach, numery zagraniczne i kontrahenci, przy których NIP-u po prostu nie ma. Rejestr ma przyjąć to, co macie.
Dwóch rzeczy system nie przepuści:
- Dziesięciu cyfr ze złą sumą kontrolną. Taki numer ma literówkę, na przykład przestawione cyfry — trzeba go poprawić przed zapisem.
- Tego samego NIP-u dwa razy w jednym rejestrze. Wtedy pod polem pojawi się nazwa kontrahenta, który ma już ten numer.
Jeśli zamkniecie okno z wpisanymi danymi (klawiszem Esc, krzyżykiem albo kliknięciem obok), system zapyta, czy je odrzucić.
Szukanie
Pole wyszukiwania przegląda nazwę, nazwę skróconą i NIP. Jeśli macie pismo przed sobą, najszybciej znajdziecie nadawcę po numerze NIP z nagłówka.
Obok jest filtr ról — na przykład sami wykonawcy albo sami Zamawiający.
Edycja i usuwanie
Ikona ołówka otwiera edycję. Zmienić dane kontrahenta może każdy pracownik firmy, bo poprawianie literówki nie powinno wymagać czekania na kogokolwiek.
Usunąć kontrahenta może wyłącznie administrator firmy i ikona kosza pokazuje się tylko jemu. Usunięcie jest nieodwracalne, dlatego system pyta o potwierdzenie.
Co widzą inne firmy
Nic. Rejestr należy do Waszej firmy i nie wychodzi poza nią. Jeżeli inne biuro korzystające z DocuBIM pracuje dla tego samego Zamawiającego, prowadzi własny wpis — Wasze notatki i uwagi zostają u Was.