Kwoty i uprawnienia
Kwoty umowy widzi tylko ten, komu administrator firmy na to pozwoli. Na start nie widzi ich nikt poza administratorem — także koordynator. System nie wyda kwot osobie bez uprawnienia.
Kto co może: tabela uprawnień
Na stronie Ustawienia firmy (menu po lewej) jest zakładka Uprawnienia. Widzi ją i zmienia tylko administrator firmy. Są w niej dwie tabele:
- W firmie — kolumny to role w firmie: Koordynator i Członek,
- W inwestycji — kolumny to role w zespole inwestycji: Kierownik inwestycji, Edytor i Przeglądający.
Wiersze to uprawnienia, na przykład Wgląd w kwoty, Wpisywanie kwot, Publikowanie czy Rejestrowanie pism. Zaznaczenie pola działa od razu dla każdej osoby z tą rolą. Żeby koordynatorzy widzieli kwoty, wystarczy zaznaczyć Wgląd w kwoty w kolumnie Koordynator.
Kwoty mają dwa osobne uprawnienia:
| Uprawnienie | Co daje |
|---|---|
| Wgląd w kwoty | Widzi kwoty, ale ich nie zmienia. Widzi też kartę Zużycie AI i OCR w Ustawieniach firmy (rozdział 6) |
| Wpisywanie kwot | Wpisuje i poprawia kwoty. Widzi je przy okazji — nie da się poprawić czegoś, czego się nie widzi. Widzi też kartę Zużycie AI i OCR |
Rozdzielenie jest celowe: kwoty ktoś musi wpisać, a to nie zawsze ta sama osoba, która je ogląda. Zarząd zwykle czyta, a wpisuje osoba od rozliczeń.
Administrator firmy może wszystko z urzędu — kolumna Administrator nie ma pól do zaznaczania: w każdym wierszu stoi z urzędu. Inaczej dałoby się odebrać firmie dostęp do własnych kwot i nie miałby kto go przywrócić.
Wyjątki dla jednej osoby
Pod tabelami jest sekcja Wyjątki dla osób. Wybierz w niej osobę, uprawnienie w firmie i rodzaj wyjątku, potem Dodaj wyjątek:
- Zezwól — osoba dostaje uprawnienie, którego jej rola nie daje (na przykład osoba z rolą Członek, która prowadzi rozliczenia, dostaje Wpisywanie kwot),
- Zabroń — osoba traci uprawnienie, które jej rola daje.
Wyjątek ma pierwszeństwo przed rolą. Przycisk ze znakiem ✕ przy wyjątku go zdejmuje: osoba wraca do tego, co daje jej rola.
Historia zmian
Na dole zakładki jest Historia zmian: każde zaznaczenie i odznaczenie pola, każdy wyjątek, każda zmiana roli i składu zespołu inwestycji — z tym, kto ją wprowadził, i kiedy. Najnowsze są na górze.
Twoje uprawnienia
Każdy, nie tylko administrator, sprawdzi, co sam może. W menu konta (imię i nazwisko na dole po lewej) Mój profil ma zakładkę Uprawnienia: lista uprawnień w firmie i w każdej inwestycji, w której zespole jesteś, z informacją, skąd się biorą: z roli, wyjątek: zezwolono, wyjątek: zabroniono, jako administrator firmy albo brak.
Wpisywanie kwot umowy
Kto ma uprawnienie Wpisywanie kwot, może wpisać netto i brutto od razu przy zakładaniu umowy. Resztę, i każdą późniejszą zmianę, wpisuje się na stronie umowy: w sekcji Kwoty przycisk Wpisz kwoty otwiera formularz:
| Pole | Uwaga |
|---|---|
| Wartość netto, Wartość brutto | Z umowy. Brutto wypełnia się samo z netto przy 23% VAT, dopóki go nie zmienisz. Popraw je, jeśli umowa ma inną stawkę |
| Zabezpieczenie należytego wykonania | Kwota, Gwarancja albo Nie dotyczy |
| Kwota zabezpieczenia | Tylko przy formie Kwota |
| Wymagane OC | Kwota, jakiej wymaga umowa |
| Limity robót dodatkowych | Osobno dla każdej inwestycji pod umową |
Forma zabezpieczenia i jego kwota to dwa osobne pola, więc widać, o którą sytuację chodzi, bez czytania między wierszami.
Kwoty wpisuje się cyframi, bez „zł”: 480 000,00 albo 480000,00. Grosze
oddziela przecinek. Kropki jako separatora tysięcy formularz nie przyjmie,
bo zapis 480.000,00 da się odczytać na dwa sposoby. Przy polu pojawi się
wtedy podpowiedź, jak go poprawić.
Limit nadzoru nad robotami dodatkowymi ustala się przy każdej inwestycji osobno — pod jedną umową bywa różny dla różnych inwestycji.
Limit zakończonej inwestycji jest zamrożony (pole jest nieaktywne, obok stoi znacznik zakończona). Kwoty umowy zamrażają się, gdy zakończone są wszystkie jej inwestycje: zamiast przycisku Wpisz kwoty pojawia się wtedy informacja, że kwot nie można już zmieniać. Zob. Eksport i zakończenie inwestycji.
Ważność polisy OC
Data ważności polisy stoi przy umowie, a nie przy kwotach, i widzi ją każdy pracownik. Wpisuje się ją w tym samym formularzu, w którym zakłada się umowę.
Na razie nic o niej nie przypomina — data jest zapisywana i widoczna, ale system jej nie pilnuje. Stoi poza kwotami dlatego, że gdy przypomnienia powstaną, zareagować ma koordynator, a on kwot nie ogląda. Wymagana kwota OC zostaje zastrzeżona, sama data nie.
Czego system nie robi
Nie sumuje kwot. Zapisuje je i pokazuje, ale nie liczy sald ani kwot pozostałych do rozliczenia. To liczycie po swojej stronie.