Eksport i zakończenie inwestycji

← Powrót do spisu treści

Na koniec etapu albo całej inwestycji zamawiający chce dostać dokumentację w jednej paczce. Eksport składa ją w jeden plik ZIP z każdą rewizją każdego dokumentu, ułożony w folderach tak jak drzewo inwestycji, z wykazem dokumentów do otwarcia w Excelu.

Eksport zamawia osoba z uprawnieniem Ustawienia inwestycji albo Zamykanie inwestycji (zwykle kierownik inwestycji) i każdy administrator firmy. Inni członkowie zespołu nie widzą przycisku Eksport ani pól wyboru w liście dokumentów.

Gdy prace się skończą, inwestycję można zakończyć. Wtedy jej dokumentów nie da się już zmieniać. Opis jest w sekcji Zakończenie inwestycji.

Eksport całej inwestycji

1. Otwórz inwestycję, zakładkę Dokumenty.
2. Kliknij Eksport nad listą, po prawej stronie paska z położeniem w drzewie.
3. Kliknij Zamów eksport całej inwestycji.

ZIP powstaje w tle, więc możesz od razu pracować dalej. Zwykle trwa to kilka minut, przy dużej inwestycji dłużej. Gdy plik będzie gotowy, dostaniesz powiadomienie w dzwonku i e-mailem.

Eksport wybranych dokumentów

1. W liście dokumentów zaznacz pola wyboru przy dokumentach, które chcesz wyeksportować. Zaznaczenie zostaje, gdy przechodzisz między gałęziami drzewa, więc możesz zebrać dokumenty z kilku miejsc.
2. Żeby zaznaczyć wszystko w jednej gałęzi, wybierz ją w drzewie (i ewentualnie status nad listą), a potem kliknij Zaznacz wszystkie pasujące albo pole wyboru w nagłówku listy. Zaznaczą się wszystkie pasujące dokumenty, także te, których lista jeszcze nie wczytała. Uwaga: gdy wszystko, co widać, jest już zaznaczone, to samo pole w nagłówku odznacza całe zaznaczenie, także dokumenty zebrane w innych gałęziach.
3. Kliknij Zamów eksport zaznaczonych na pasku nad listą.

Jednym eksportem pobierzesz najwyżej 5 000 dokumentów.

Pobieranie

Kliknij powiadomienie w dzwonku albo Otwórz eksport w e-mailu. Otworzy się okno Eksport inwestycji z tym eksportem wyróżnionym. Kliknij Pobierz.

To samo okno otworzysz przyciskiem Eksport. Widać w nim Twoje ostatnie eksporty tej inwestycji (administrator firmy widzi eksporty wszystkich): w przygotowaniu, gotowe, nieudane i wygasłe. Plik jest do pobrania do końca siódmego dnia, potem znika. Gdy go potrzebujesz później, zamów eksport jeszcze raz.

E-mail nie zawiera samego pliku ani linku do niego, tylko odnośnik do inwestycji. Przekazany dalej e-mail nikomu nie daje dostępu do dokumentacji.

Co jest w paczce

• Każda rewizja każdego dokumentu, ze wszystkimi plikami rewizji: plikiem głównym, wersją edytowalną i załącznikami. Dokumenty usunięte z listy nie trafiają do eksportu.
• Foldery jak drzewo inwestycji, z nazwami wartości, np. Dokumentacja projektowa/Architektura. Dokument bez wartości na którymś poziomie trafia do folderu (bez wartości).
• Nazwy plików to nazwy CDE, takie same jak przy pobieraniu pojedynczego pliku. Załączniki mają swoje nazwy źródłowe.
• wykaz.csv w głównym folderze, jeden wiersz na plik: nazwa, tytuł, rewizja, rola pliku, status dokumentu, kto i kiedy wgrał, ostatnia zmiana statusu, numer i rewizja projektanta, wartości pól konwencji, ścieżka w paczce, rozmiar i suma kontrolna SHA-256. Plik otwiera się w polskim Excelu podwójnym kliknięciem.

Zakończenie inwestycji

Zakończona inwestycja zostaje w systemie, ale jest tylko do odczytu. Nikt, także administrator firmy, nie wgra do niej dokumentu ani rewizji, nie zmieni statusu ani metryczki, nie doda zdjęcia i nie zmieni zespołu ani konwencji nazw. Zakończonej inwestycji nie można zaznaczyć przy sprawie, która jej jeszcze nie dotyczy, a żadna sprawa nie może wskazać rewizji z tej inwestycji. Sprawy, które już jej dotyczą, zostają w dzienniku i można je dalej prowadzić, ale nie da się w nich odznaczyć zakończonej inwestycji, a rewizje z tej inwestycji, które wskazują, zostają. Pismo można nadal wycofać.

Zakończenie zamraża też to, co w umowie dotyczy tej inwestycji:

• Limitu robót dodatkowych zakończonej inwestycji nie da się już zmienić.
• Aneks nie zmieni już terminu zakończonej inwestycji. W aneksie, który ten termin zmienia, nie można zmienić tego terminu ani Numeru aneksu i nie można takiego aneksu usunąć, bo każda z tych zmian przesunęłaby termin inwestycji. Nowy aneks też nie może zmienić terminu zakończonej inwestycji. Oznaczenie, Datę podpisania i Uwagi można dalej poprawiać.
• Umowy, pod którą jest zakończona inwestycja, nie da się usunąć.
• Kwoty umowy (wartość netto i brutto, zabezpieczenie, wymagane OC, uwagi) zamrażają się dopiero wtedy, gdy zakończone są wszystkie inwestycje tej umowy. Dopóki któraś trwa, kwoty można zmieniać.

Przeglądanie, wyszukiwanie, pobieranie plików, asystent AI i eksport działają jak wcześniej. Eksport zakończonej inwestycji zamawia osoba z uprawnieniem Zamykanie inwestycji i administrator firmy. Samo uprawnienie Ustawienia inwestycji już na to nie wystarcza.

Jak zakończyć inwestycję:

1. Jeśli inwestor ma dostać komplet dokumentacji, najpierw zamów eksport (wyżej).
2. Otwórz inwestycję i kliknij ⋯ w prawym górnym rogu, obok znaku zapytania.
3. Wybierz Zakończ inwestycję i potwierdź.

Przy nazwie inwestycji pojawi się znacznik zakończona, a przyciski zapisu znikną. W generatorze przycisk Zapisz do CDE (WIP) zostaje, ale jest nieaktywny. Na ekranie Umowy i inwestycje zakończona inwestycja jest przygaszona i stoi na końcu swojej umowy.

Inwestycję kończy osoba z uprawnieniem Zamykanie inwestycji (domyślnie kierownik inwestycji) i każdy administrator firmy. Otworzyć ją ponownie może tylko administrator firmy: ⋯ → Otwórz ponownie. Po otwarciu zespół znowu pracuje według swoich uprawnień. System zapisuje, kto i kiedy zakończył albo otworzył inwestycję.

Częste pytania

Eksport „nie powiódł się”. Co teraz? Pod eksportem widać powód. Gdy któregoś pliku nie dało się odczytać, eksport nie powstaje wcale, żeby nie przekazać niepełnej dokumentacji. Zamów go jeszcze raz, a jeśli się powtórzy, zgłoś to osobie, która utrzymuje serwer.

Ile eksportów mogę zamówić naraz? Dwa w przygotowaniu na osobę, licząc wszystkie inwestycje. Trzeci zamówisz, gdy któryś z nich się skończy.

Czy jest limit rozmiaru? Jeden eksport może mieć do 20 GB. Większą inwestycję wyeksportuj częściami: gałąź po gałęzi, przez Zamów eksport zaznaczonych.

Kto widzi moje eksporty? Ty i administratorzy firmy.

Po wygenerowaniu dokumentu „Zapisz do CDE (WIP)” jest nieaktywne. Inwestycja jest zakończona. Pobierz dokument przez Pobierz Word (.docx) w menu ⋯ albo poproś administratora firmy, żeby otworzył inwestycję ponownie.