Przejdź do treści

Status dokumentu i kolejne rewizje

← Powrót do spisu treści

Każdy dokument w DocuBIM ma status, który mówi, na ile jest gotowy i kto powinien się nim posługiwać. Status zmienia się o jeden krok naprzód: od wersji roboczej do wydanej. Do WIP cofa go tylko nowa rewizja (zob. niżej). Nic nie zmienia się samo — każdy krok robi człowiek, a system zapisuje kto i kiedy.

Stany dokumentu

Status Co oznacza
WIP Wersja robocza. Praca w toku.
Udostępniony Udostępniony do koordynacji i uzgodnień.
Opublikowany Wydany. Wersja, według której się buduje.
Zarchiwizowany Przestał obowiązywać. Zostaje w inwestycji z całą historią i nie przyjmuje nowych rewizji.

Konta w DocuBIM mają dziś tylko osoby z Waszej firmy, a każda z nich widzi wszystkie dokumenty inwestycji, także w WIP. Status nie decyduje więc o tym, kto widzi dokument. Mówi zespołowi, na której wersji można się opierać.

Na górze listy dokumentów widać pasek z liczbą dokumentów w każdym stanie. Kliknięcie w kafelek zawęża listę do dokumentów o tym statusie. Przy WIP widnieje dopisek z kodem Twojej firmy (np. „tylko PIL”).

Jak zmienić status

  1. Kliknąć dokument na liście — po prawej otworzy się panel szczegółów.
  2. Kliknąć przycisk kolejnego kroku. Jego nazwa zależy od tego, gdzie dokument aktualnie jest:
    • Udostępnij — z WIP na Udostępniony,
    • Opublikuj — z Udostępnionego na Opublikowany,
    • Archiwizuj — z Opublikowanego na Zarchiwizowany.
  3. System za każdym razem pyta o potwierdzenie i pisze, co się stanie i czego potem nie da się zrobić. Dopiero po kliknięciu przycisku w tym oknie status się zmienia.

Statusu nie da się cofnąć przyciskiem. Poprawki do opublikowanego dokumentu wprowadza się kolejną rewizją, więc raz wydana wersja zostaje w historii taka, jaka była. Po wgraniu nowej rewizji dokument wraca do WIP. Udostępniony trzeba potem znów udostępnić, a opublikowany udostępnić i opublikować. W historii statusów pojawia się wtedy wpis, na przykład „Opublikowany → WIP” z komentarzem „Nowa rewizja P02”. Dokumentu, który był kiedyś udostępniony albo opublikowany, nie da się usunąć, także gdy po nowej rewizji jest znowu w WIP.

Historia zmian

Sekcja Historia statusów na dole panelu szczegółów pokazuje wszystkie zmiany statusu: z jakiego stanu do jakiego (na przykład „WIP → Udostępniony”), kto ją wykonał i kiedy. Jeśli do zmiany dopisano komentarz, też go tu widać. Nowy wpis pojawia się od razu po kliknięciu Udostępnij czy Opublikuj, bez ponownego otwierania dokumentu.

Historia jest tylko do odczytu. Nie da się jej zmienić ani skasować — również wtedy, gdy dokument zostanie usunięty.

W tej samej sekcji, nad listą zmian statusu, część Udostępnione linki pokazuje każdy link utworzony dla osoby spoza aplikacji: który plik której rewizji, kto go utworzył, kiedy i do której godziny link działa (zob. niżej).

Rewizje

Rewizja to kolejna wersja tego samego dokumentu. Sekcja Rewizje w panelu szczegółów pokazuje je wszystkie, od najnowszej. Przy bieżącej widnieje etykieta Aktualna.

Zarchiwizowany dokument nie przyjmuje nowych rewizji, a powrotu z archiwum nie ma. Jeśli dokument znów jest potrzebny w nowej wersji, trzeba ją wgrać jako nowy dokument, z innym numerem projektanta. W paczce taki wiersz dostaje stan Wymaga uwagi i nie zostanie wgrany, dopóki nie zmienicie w nim numeru projektanta albo go nie pominiecie.

Przy każdej rewizji widać:

  • kod rewizji (P01, P02, …),
  • opis zmian, jeśli został wpisany,
  • datę i rozmiar,
  • ikonę pobrania,
  • listę plików rewizji: plik główny, wersję edytowalną i załączniki, każdy z własną ikoną pobrania i ikoną udostępnienia; pliki PDF i obrazy mają też ikonę podglądu, która otwiera plik w nowej karcie przeglądarki.

Dzięki temu zawsze wiadomo, która wersja obowiązuje teraz i jak wyglądały wcześniejsze. Jak dodać rewizję, opisuje rozdział Wgrywanie dokumentu.

Udostępnienie pliku osobie spoza aplikacji

Plik rewizji można wysłać komuś, kto nie ma konta w DocuBIM, na przykład inwestorowi albo podwykonawcy:

  1. W sekcji Rewizje przy pliku kliknijcie ikonę udostępnienia.
  2. Wybierzcie, jak długo link ma działać: 5, 15, 30 albo 60 minut, albo wpiszcie dowolną liczbę od 1 do 60.
  3. Kliknijcie Utwórz link, a potem Kopiuj link i wklejcie go do wiadomości.

Link prowadzi do tego konkretnego pliku tej rewizji, także gdy w międzyczasie pojawi się nowa. Działa bez logowania: każdy, kto go dostanie, pobierze plik do godziny podanej pod linkiem. Linku nie da się unieważnić przed czasem, dlatego każdy trafia do historii dokumentu. Po wygaśnięciu wystarczy utworzyć nowy.

Udostępnić plik może każdy, kto może go pobrać. Plik dokumentu poufnego udostępnią tylko osoby z wglądem i tylko one widzą historię jego linków.

Poprawienie pomyłki w polach

Jeśli dokument w stanie WIP dostał złą branżę, strefę albo etap, kliknij w panelu dokumentu Popraw metadane. Otworzą się te same pola co przy wgrywaniu, wypełnione obecnymi wartościami. Po zapisaniu dokument dostaje nową nazwę z tym samym numerem na końcu i przechodzi w drzewie tam, gdzie wskazują nowe pola. Stara nazwa zostaje w zakładce historii dokumentu, pod Poprawki metadanych.

Poprawić może każda osoba, która w tej inwestycji wgrywa dokumenty. Dokument Udostępniony albo Opublikowany poprawia się nową rewizją, bo inni mogli go już zobaczyć pod dotychczasową nazwą.

Usunięcie dokumentu

Dokument można usunąć przyciskiem Usuń w panelu szczegółów. Robi to wyłącznie administrator firmy i tylko jeśli dokument nigdy nie był udostępniony. Usunięcie służy do poprawienia pomyłki, zanim zespół zacznie z dokumentu korzystać. Dokument udostępniony albo opublikowany zostaje w rejestrze. Jeśli przestał obowiązywać, kierownik inwestycji albo administrator firmy go archiwizuje. Archiwizuje się tylko dokument opublikowany, więc udostępniony trzeba najpierw opublikować.

Usunięcie nie kasuje niczego. Plik, wszystkie rewizje i cała historia zostają zapisane; dokument przestaje być widoczny na liście. Tego kroku nie da się cofnąć z aplikacji — jeśli usunięcie było pomyłką, trzeba się zwrócić do osoby, która opiekuje się systemem.

Częste pytania

Kto może zmienić status dokumentu? Udostępnia edytor albo kierownik inwestycji. Publikuje i archiwizuje kierownik inwestycji. Administrator firmy może w inwestycjach swojej firmy wszystko. Patrz Zespół inwestycji i uprawnienia.

Do dokumentu trafiła zła wersja pliku. Co zrobić? Dodać poprawny plik jako kolejną rewizję i opisać w polu zmian, co się stało. Poprzednia wersja zostanie w historii razem z tym opisem.