Dziennik korespondencji

← Powrót do spisu treści

Dziennik to jeden rejestr pism przychodzących i wychodzących. Każde pismo dostaje swój numer, kontrahenta z rejestru i inwestycje, których dotyczy.

Znajdziecie go w pasku po lewej stronie, pod pozycją Dziennik korespondencji.

Co już działa, a co dopiero będzie

Dziennik rejestruje i wyszukuje pisma, trzyma przy nich załączniki — skany, zdjęcia i wiadomości e-mail — i prowadzi obieg: pismo można przypisać osobie z terminem, przekazać dalej, zwrócić z powodem i zamknąć. Każdy taki ruch zostaje w historii pisma.

W dzienniku prowadzi się też sprawy Do podpisu: prośbę o podpisanie dokumentu z rejestru, z osobą i terminem. Taka sprawa nie jest pismem i nie dostaje numeru w dzienniku. Jej termin widać w kalendarzu. Tak samo bez numeru są rzeczy Do zrobienia, które najprościej dodać z kalendarza.

O przypisaniu, przekazaniu dalej, zwrocie, zmianie terminu i zamknięciu sprawy zawiadamiamy osobę, której to dotyczy — dzwonkiem w lewym górnym rogu i e-mailem, jak opisuje rozdział Powiadomienia. O dodaniu załącznika i powiązaniu pism nie zawiadamiamy nikogo.

Czego jeszcze nie ma: pobierania poczty ze skrzynki — pisma wpisuje się ręcznie. Powiadomienia wychodzą e-mailem, ale w drugą stronę to nie działa: na wiadomość z DocuBIM nie da się odpisać.

Rejestracja pisma

Kliknijcie Zarejestruj pismo i wypełnijcie formularz.

Pole	Co wpisać
Typ sprawy	Dziennik korespondencji dla pism. Do podpisu, gdy ktoś ma podpisać dokument (zob. Sprawa „Do podpisu”). Do zrobienia dla zwykłej rzeczy z terminem (zob. Kalendarz)
Kierunek	Przychodzące albo Wychodzące. Przy typach Do podpisu i Do zrobienia tego pola nie ma
Czego dotyczy	Jedno zdanie — to po nim najczęściej się szuka
Kontrahent	Wybierany z rejestru kontrahentów
Osoba	Kto pismo podpisał
Numer kontrahenta	Numer z nagłówka pisma. Zostawcie puste, jeśli pismo go nie ma
Nasz numer	Wasz numer w formacie biura, wpisywany ręcznie
Źródło	Papier, e-mail, portal albo inne
Umowa	Można zostawić puste — nie każde pismo dotyczy umowy
Inwestycje	Można zaznaczyć kilka naraz. Jeśli wybrana umowa ma tylko jedną inwestycję, zaznacza się ona sama
Data pisma	Data z nagłówka
Data rejestracji	Kiedy pismo trafiło do Was. Domyślnie dziś
Termin odpowiedzi	Data, do której trzeba odpowiedzieć
Uwagi	Gdzie leży oryginał, co jest w załączniku
Kto prowadzi	Osoba, której od razu przypisujecie pismo. Dostanie powiadomienie
Załączniki	Skan pisma i inne pliki — przeciągnijcie je na pole albo wybierzcie z dysku

Obowiązkowe są tylko typ, kierunek (poza sprawami Do podpisu i Do zrobienia) i pole Czego dotyczy. Resztę można uzupełnić później.

Po kliknięciu Zarejestruj pismo dostaje numer, a potem dołączają się załączniki i pismo trafia do osoby prowadzącej. Jeśli któryś z tych kroków się nie uda, pismo i tak zostaje w dzienniku — komunikat powie, czego brakuje. Kliknijcie w nim Otwórz pismo i dokończcie brakujący krok na karcie pisma.

Uzupełnij z pliku

Gdy dodacie do formularza plik PDF, DOCX albo wiadomość e-mail, pojawi się przycisk Uzupełnij z pliku. Aplikacja spróbuje odczytać z pliku temat, numer kontrahenta, datę pisma i kontrahenta — przy piśmie przychodzącym to nadawca, przy wychodzącym adresat — i wpisze je w pola, które są jeszcze puste — tego, co już wpisaliście, nie zmienia. Pod przyciskiem zobaczycie, które pola wypełniła; sprawdźcie je przed zapisem, bo to odczyt automatyczny, wykonany przez model AI — ten sam, z którego korzysta asystent.

Kontrahenta aplikacja dopasowuje do rejestru, najpierw po NIP-ie, potem po nazwie. Jeśli go tam nie ma, powie o tym, ale nowego kontrahenta sama nie doda. PDF ze skanera odczytuje przez OCR (najwyżej dwie pierwsze strony, bo tam jest metryczka pisma) i mówi wtedy Tekst odczytany ze skanu (OCR), może mieć błędy. Zdjęcia pisma (JPG, PNG) nie odczyta, więc pola trzeba wtedy uzupełnić ręcznie.

Dwa numery, które nie są tym samym

Numer w dzienniku nadaje system. Jest Wasz, liczy się od 1 na początku każdego roku i wygląda tak: 12/2026. Nie da się go zmienić ani powtórzyć.

Numer kontrahenta przepisujecie z pisma. System go nie sprawdza i nie wymaga — w Waszych dotychczasowych zestawieniach trzy czwarte pism nie ma żadnego, a te, które mają, czasem się powtarzają.

Nasz numer to Wasz własny format, jeśli go używacie. Przy polu pokazuje się wzorzec, ale jest to tylko podpowiedź — wpiszecie, co chcecie.

Sprawy Do podpisu i Do zrobienia nie dostają numeru w dzienniku. W miejscu numeru sprawy Do podpisu widać bez numeru, a rzeczy do zrobienia — napis Do zrobienia z ikoną listy zamiast strzałki kierunku. Licznik pism się nie przesuwa, więc w numeracji nie powstają dziury.

Wyszukiwanie i filtry

Pole wyszukiwania przegląda temat oraz oba numery — Wasz i kontrahenta.

Obok przełącznik kierunku: wszystko, przychodzące albo wychodzące. Pozostałe filtry — typ, status, kontrahent, umowa, inwestycja oraz zakres daty rejestracji — otwiera przycisk Filtry. Liczba w nawiasie mówi, ile z nich jest włączonych. Gdy panel jest zamknięty, każdy włączony filtr widać nad listą jako plakietkę z krzyżykiem.

Lista statusów jest pusta, dopóki nie wybierzecie typu sprawy. Statusy należą do typu — „Przekazane zamawiającemu" znaczy co innego przy opiniowaniu podwykonawcy niż przy fakturze — więc dopóki nie wiadomo, o jaki typ chodzi, nie ma czego pokazać.

Lista pokazuje pięćdziesiąt najnowszych pism. Pokaż starsze dokłada następne pięćdziesiąt.

Przycisk Wyczyść filtry z liczbą w nawiasie mówi, ile zawężeń jest włączonych, łącznie z wyszukiwaniem i kierunkiem — przydaje się, gdy lista niespodziewanie jest pusta.

Z pulpitu dziennik otwiera się z jednym z filtrów Po terminie, Termin w 7 dni, Bez przypisania albo z pismami jednej osoby (Prowadzi: …). Taki filtr widać jako plakietkę nad listą, a krzyżyk na niej go zdejmuje.

Lista ma cztery kolumny: numer w dzienniku z datą rejestracji, czego dotyczy (pod tematem kontrahent, jego numer pisma, umowa i inwestycje), status i termin. Na tablecie i telefonie pisma układają się w karty.

Dopóki w dzienniku nie ma żadnego pisma, ekran pokazuje tylko zachętę do zarejestrowania pierwszego — bez wyszukiwarki i filtrów.

Korespondencja w inwestycji

Każda inwestycja ma zakładkę Korespondencja z pismami i sprawami, które są do niej przypięte. Na komputerze z lewej jest drzewo ułożone tak jak Wasze archiwum: najpierw kierunek (Przychodzące, Wychodzące, Wewnętrzne — tu są sprawy Do podpisu i rzeczy Do zrobienia, które nie są pismami), pod nim kontrahenci, przy każdej pozycji liczba pism. Kierunek, w którym nie ma jeszcze żadnej sprawy, się nie pokazuje. Kontrahenci są ułożeni od tych z największą liczbą pism. Pisma bez wskazanego kontrahenta są w gałęzi Bez kontrahenta, zawsze na końcu. Kliknięcie gałęzi pokazuje tylko jej pisma. Cała korespondencja wraca do wszystkich.

Folderów nie zakłada się tu ręcznie. Pismo trafia na swoje miejsce samo, według kierunku i kontrahenta wpisanych przy rejestracji. Pismo przypięte do kilku inwestycji jest widoczne w każdej z nich. Sprawa, która tylko wskazuje dokument z inwestycji, a samej inwestycji nie ma zaznaczonej, w tej zakładce się nie pokazuje, choć w kalendarzu inwestycji tak.

Zarejestruj pismo w tej zakładce otwiera zwykłe okno rejestracji z już zaznaczoną inwestycją i jej umową.

Na telefonie i tablecie drzewo jest zwinięte pod przyciskiem z nazwą otwartej gałęzi, na przykład Pokaż: Cała korespondencja. Dotknijcie go, żeby rozwinąć drzewo. Po wybraniu gałęzi drzewo zwija się samo. Wyszukiwarka i filtry są w głównym dzienniku.

Termin odpowiedzi

W ostatniej kolumnie widać, ile zostało czasu. Pismo po terminie jest wyróżnione na czerwono; pozostałe pokazują datę albo liczbę dni.

Termin wpisuje człowiek. System go nie wylicza z żadnej reguły.

Poprawianie i wycofanie

Kliknięcie w wiersz otwiera pismo. Popraw metryczkę pozwala zmienić temat, uwagi, daty, numery, kontrahenta, umowę i inwestycje. Każda poprawka trafia do historii pisma razem z listą zmienionych pól.

Jeśli dwie osoby poprawiają to samo pismo naraz, zapisze się tylko ta poprawka, którą zapisano pierwszą. Druga osoba zobaczy komunikat, że ktoś zmienił pismo w międzyczasie, i przycisk Wczytaj aktualną wersję. Po wczytaniu trzeba wpisać swoją poprawkę jeszcze raz — aplikacja nie łączy dwóch wersji sama, żeby żadna zmiana nie zniknęła bez wiedzy osoby, która ją wpisała.

Czego nie da się poprawić: kierunku, typu, numeru w dzienniku i daty rejestracji. To są fakty z chwili zarejestrowania. Pismo zarejestrowane w złym kierunku wycofuje się i rejestruje na nowo.

Wycofaj pismo usuwa je z dziennika, ale numer zostaje zajęty na stałe — dziennik ma ślad po tym, co w nim było, więc po wycofaniu numeru 12 następne pismo dostanie 13. Przycisk widzi tylko osoba, która pismo zarejestrowała, i administrator firmy.

Obieg pisma

Pod nagłówkiem pisma jest pasek, który mówi u kogo pismo leży i do kiedy, a pod spodem przyciski czynności. Widać tylko te przyciski, których wolno użyć. Jeżeli nie ma żadnego, obieg tego pisma należy do kogoś innego.

Czynność	Co robi
Przypisz	Oddaje pismo wskazanej osobie i pozwala wpisać termin odpowiedzi
Przekaż dalej	To samo, ale w historii zostaje, od kogo pismo wyszło
Zwróć z powodem	Odsyła pismo temu, kto je dał, razem z wyjaśnieniem
Zamknij sprawę	Kończy sprawę i zdejmuje ją z Moich spraw. W dzienniku zostaje
Zmień termin	Przesuwa albo zdejmuje termin odpowiedzi
Odpowiedz	Przy piśmie przychodzącym: otwiera formularz odpowiedzi; po rejestracji łączy ją z tym pismem
Powiąż z pismem	Łączy Wasze pismo wychodzące z przychodzącym, na które odpowiada

Termin wpisujecie ręcznie. Puste pole przy przypisaniu i przekazaniu zostawia dotychczasowy termin — przekazanie pisma dalej go nie kasuje.

Termin zmienia się czynnością, a nie poprawką metryczki. Wpisuje się go przy rejestracji, a potem przestawia przyciskiem Zmień termin — i każda taka zmiana zostaje w historii razem z poprzednią datą. W formularzu poprawiania pola terminu nie ma i nie jest to przeoczenie: po terminie sortują się Moje sprawy i to on decyduje, co jest po czasie, więc przesunięcie go bez śladu byłoby najcichszą z możliwych zmian. Zmienia go ta sama osoba, która rozdaje pisma — nie ta, która je akurat trzyma.

Status jest nieobowiązkowy przy przypisaniu, przekazaniu i zwrocie. Lista pokazuje statusy Waszego typu sprawy. Jeśli Wasz typ ma takie statusy, przy pierwszym przypisaniu aplikacja podpowiada Przypisana, a przy przekazaniu dalej — W toku; podpowiedź można zmienić albo wybrać Bez zmiany statusu. Statusów kończących sprawę nie ma na tej liście — te są przy zamknięciu, które ma własne zasady.

Zwrot zawsze ma powód

Zwrot to osobne zdarzenie, a nie cofnięcie przypisania, i bez powodu nie da się go wykonać. Powód zostaje w historii pisma — po to, żeby za pół roku dało się odczytać, czemu pismo krążyło, a nie tylko że krążyło.

Zwrócić można wyłącznie pismo, które się trzyma. Osoba, która pisma nie ma w rękach, nie ma czego odsyłać — dotyczy to także administratora firmy.

Zamknięcie

Zamknięcie wymaga statusu kończącego sprawę. Jeżeli Wasz typ sprawy ma dokładnie jeden taki status, aplikacja wybierze go sama. Jeżeli macie ich kilka — na przykład „Załatwiona" i „Odrzucona" — trzeba wskazać, którym sprawa się kończy. Nie wybieramy za Was, bo to jest informacja o tym, jak sprawa się skończyła.

Zamkniętej sprawy nie da się już ruszyć w obiegu: ani przypisać, ani przekazać, ani zwrócić, ani powiązać z odpowiedzią, ani zmienić jej terminu. Otwarcia z powrotem dziś nie ma — zamykajcie wtedy, gdy sprawa naprawdę się skończyła.

Dwie rzeczy działają dalej i tak ma być: metryczkę można poprawić (literówka w numerze nie przestaje być literówką) i można dodać załącznik. Skan bywa odnaleziony po fakcie, a odmowa dołożenia go do zamkniętej sprawy znaczyłaby, że dokument nie ma gdzie trafić. Każde takie dołożenie widać w historii.

Odpowiedź na pismo

Najprościej odpowiada się z pisma przychodzącego: kliknijcie Odpowiedz. Otworzy się formularz nowego pisma wychodzącego z wypełnionym kontrahentem, osobą, umową, inwestycjami i tematem „Odp.: …". Uzupełnijcie resztę i kliknijcie Zarejestruj. Odpowiedź dostanie własny numer w dzienniku, oba pisma pokażą odsyłacz do siebie nawzajem, a pismo przychodzące przejdzie na status Odpowiedziana — o ile Wasz typ sprawy ma ten status, a sprawa nie jest zamknięta.

Jeśli odpowiedź jest już w dzienniku, stańcie przy piśmie wychodzącym, kliknijcie Powiąż z pismem i znajdźcie pismo przychodzące, na które ono odpowiada. Skutek jest ten sam.

Gdy wycofacie pismo wychodzące, które było odpowiedzią, pismo przychodzące wraca do statusu sprzed odpowiedzi, a w jego historii pojawia się ta zmiana. Nie wraca, jeśli jest zamknięte, jeśli od tamtej pory ktoś zmienił mu status albo jeśli odpowiada na nie jeszcze inne pismo.

Kierunek ma znaczenie i nie działa odwrotnie: odpowiada pismo wychodzące na przychodzące. Powiązania nie da się rozwiązać — można je przepiąć na inne pismo, a w historii zostaną oba ruchy.

Sprawa „Do podpisu”

Sprawa Do podpisu służy do tego, żeby ktoś podpisał konkretny dokument z rejestru inwestycji, na przykład projekt wykonawczy przed wysłaniem do zamawiającego.

Kliknijcie Zarejestruj pismo i jako Typ sprawy wybierzcie Do podpisu. Wpiszcie, czego dotyczy, i kliknijcie Zarejestruj.
Na stronie sprawy, w sekcji Dokumenty z rejestru, kliknijcie Wskaż dokument (zob. niżej) i wskażcie rewizję do podpisania.
Przyciskiem Przypisz oddajcie sprawę osobie, która ma podpisać, i wpiszcie termin.

Dalej sprawa krąży jak każde pismo: można ją przekazać, zwrócić z powodem i zamknąć. Statusy tego typu to Do podpisu (na początku), W podpisie, Podpisana i Odmowa. Dwa ostatnie kończą sprawę, bo odmowa podpisu też jest wynikiem.

Przy tym typie przypisać może każdy, a zamyka osoba, której sprawę przypisano: ona wie, czy podpisała.

Sam podpis składa się dziś poza DocuBIM. Sprawa pilnuje, kto ma podpisać, co i do kiedy, a jej termin pojawia się w kalendarzu.

Powiadomienia o sprawie Do podpisu mówią o sprawie, a nie o piśmie, i nie podają numeru w dzienniku.

Wskaż dokument

Każda sprawa może wskazywać dokumenty z rejestru inwestycji. To co innego niż załącznik: załącznik jest kopią pliku, a wskazanie prowadzi do konkretnej rewizji dokumentu w inwestycji, tam gdzie leży cała jego historia.

Na stronie sprawy, w sekcji Dokumenty z rejestru, kliknijcie Wskaż dokument.
Wybierzcie po kolei Inwestycja, Dokument i Rewizja.
Kliknijcie Wskaż.

Wskazany dokument pojawia się na liście w tej sekcji. Kliknięcie w niego otwiera dokument w jego inwestycji. Dokument poufny, do którego nie macie wglądu, ma przy nazwie przekreślone oko i nie da się go otworzyć (zob. Dokument poufny). Krzyżyk obok zdejmuje wskazanie; sam dokument zostaje w rejestrze bez zmian.

Kilka zasad:

Wskazać można tylko dokument z inwestycji Waszej firmy, który nie został usunięty.
Jeśli sprawa dotyczy umowy, dokument musi pochodzić z inwestycji pod tą umową.
Nie można wskazać dokumentu z zakończonej inwestycji.
Wskazać można kilka rewizji, także różnych dokumentów.
Sprawa, która wskazuje dokument z inwestycji, pojawia się w kalendarzu tej inwestycji, nawet jeśli sama inwestycja nie jest przy niej zaznaczona.

Zapisz załącznik w dokumentach

Skan PDF, który przyszedł z pismem, często powinien trafić też do rejestru inwestycji, na przykład protokół albo rysunek od zamawiającego.

W sekcji Załączniki kliknijcie ikonę folderu ze strzałką przy pliku (Zapisz w dokumentach).
Jeśli dokument może trafić do więcej niż jednej inwestycji (zob. niżej), wybierzcie tę, do której ma trafić.
Otworzy się zwykłe okno wgrywania dokumentu, z tym plikiem już wybranym. Uzupełnijcie pola konwencji i kliknijcie Wgraj dokument.

Dokument dostaje nazwę z konwencji inwestycji, tak jak każdy inny. Pismo albo sprawa od razu go wskazuje w sekcji Dokumenty z rejestru. Załącznik zostaje w piśmie bez zmian: to kopia tego, co przyszło, a dokument w rejestrze może później dostać kolejne rewizje.

Przycisk Dodaj nowy dokument w sekcji Dokumenty z rejestru działa tak samo, tylko plik wybieracie sami z dysku. Przydaje się w sprawie Do podpisu: dokument do podpisania trafia do rejestru i od razu jest wskazany.

Gdzie można zapisać dokument:

do inwestycji zaznaczonych przy piśmie;
jeśli pismo nie ma zaznaczonej inwestycji, a ma umowę, do inwestycji tej umowy;
jeśli nie ma ani jednego, ani drugiego, do każdej inwestycji firmy;
zawsze tylko tam, gdzie możecie wgrywać dokumenty, i tylko do inwestycji, która nie jest zakończona.

Jeśli takiej inwestycji nie ma, obu przycisków nie widać. Zapisać w dokumentach można załączniki PDF, DOCX i XLSX. Zdjęcia (JPG, PNG, TIFF) i wiadomości e-mail zostają w piśmie i nie mają przycisku zapisu.

Moje sprawy

W pasku po lewej, pod dziennikiem, jest Moje sprawy: pisma i rzeczy do zrobienia, które trzymacie w tej chwili. Najpierw te po terminie, potem najbliższe, na końcu te bez terminu.

Lista jest krótka z założenia — to jest lista do przerobienia, a nie do przeszukiwania. Zamknięte i cudze pisma na nią nie trafiają. Sprawy Do podpisu i rzeczy do zrobienia są tu razem z pismami.

Terminy tych samych spraw, rozłożone na miesiąc, pokazuje kalendarz.

Historia pisma

Na dole strony pisma jest Historia: rejestracja, każde przypisanie i przekazanie z nazwiskami, każdy zwrot razem z powodem, każda zmiana terminu (z poprzednią datą), poprawka metryczki (z nazwami zmienionych pól), dodanie i usunięcie załącznika, powiązanie z innym pismem i zamknięcie. Od najstarszego wpisu do najnowszego.

Wycofanie pisma też zostaje w historii — tyle że razem z pismem znika z ekranu. Ślad w bazie pozostaje i da się do niego sięgnąć, gdy ktoś zapyta, kto skasował pismo numer 12.

Historii nie da się poprawić ani skasować z aplikacji. Nie ma na to przycisku ani żadnej innej drogi dla użytkownika — konta w DocuBIM mogą wpisy historii czytać i nic poza tym. To jest ta część dziennika, która ma wartość dowodową.

Nazwy statusów zapisujemy w brzmieniu z chwili zdarzenia. Jeżeli administrator przemianuje później status w słowniku, stare wpisy dalej mówią to, co mówiły.

Pola własne

Jeżeli administrator firmy założy pola własne o zakresie „sprawa", pojawią się na dole formularza i w podglądzie pisma.

Załączniki

Pod metryczką pisma jest sekcja Załączniki. Przeciągnijcie pliki na pole albo kliknijcie Dodaj załącznik i wybierzcie je z dysku. Można dodać kilka naraz.

Przyjmujemy: PDF, JPG, PNG, TIFF, DOCX, XLSX oraz wiadomości e-mail zapisane jako EML albo MSG. Jeden plik może mieć do 50 MB. Naraz można dodać do 50 plików i łącznie do 200 MB — większą paczkę podzielcie na kilka partii.

Kilka rzeczy, które warto wiedzieć z góry:

Sprawdzamy zawartość, nie nazwę. Plik nazwany pismo.pdf, który PDF-em nie jest, zostanie odrzucony z wyjaśnieniem. To samo dotyczy zwykłego archiwum przemianowanego na .docx.
Archiwów ZIP i RAR nie przyjmujemy. Rozpakujcie je i dodajcie pojedyncze pliki — inaczej nikt nie wie, co jest przy piśmie.
Starego Worda i Excela (.doc, .xls) też nie. Zapiszcie plik jako DOCX albo XLSX.
Nazwa pliku zostaje taka, jaką mu daliście — z polskimi znakami i spacjami. Pod nią pobierze się z powrotem.
Plik, którego nie przyjmujemy, odpada pojedynczo — reszta dodaje się normalnie, a aplikacja nazywa ten, który odpadł. Wyjątek: plik z podmienionym rozszerzeniem poznajemy dopiero po wysłaniu i wtedy odpada całe dodawanie.
Jeśli dodacie drugi raz ten sam plik, dostaniecie ostrzeżenie, ale plik i tak trafi na listę — czasem to samo pismo przychodzi dwa razy i decydujecie Wy.

Pobierz zapisuje plik na dysk. Usuń (ikona kosza) zdejmuje go z listy, po potwierdzeniu. Kosz widzi tylko osoba, która dodała plik, i administrator firmy. Usunięcie zostaje w historii pisma razem z nazwą pliku.

Załącznika nie da się podmienić

Raz dodany plik zostaje taki, jaki jest — nie ma „dodaj nową wersję". Pomyłkę usuwa się z listy i dodaje właściwy plik. Usunięcia nie da się cofnąć z poziomu aplikacji.

Załączniki wycofanego pisma znikają razem z nim.

Kto co może

Rejestrować, poprawiać metryczkę i dodawać załączniki może każda osoba w firmie — pracownik, koordynator i administrator tak samo.

Wycofać pismo może tylko osoba, która je zarejestrowała, albo administrator firmy. Usunąć załącznik — tylko osoba, która go dodała, albo administrator. Inne osoby tych przycisków nie widzą.

Obieg jest jedynym miejscem, w którym role się różnią. Każdy typ sprawy ma trzy ustawienia, które o tym decydują:

Ustawienie	Co decyduje	Domyślnie
Kto przypisuje	Kto rozdaje pisma i kto wiąże odpowiedź z pismem przychodzącym: sekretariat (czyli osoba, która pismo zarejestrowała), koordynator albo każdy	Sekretariat
Kto zamyka	Koordynator, osoba wykonująca albo każdy	Koordynator
Kilka osób naraz	Czy pismo idzie po kolei, czy kilka branż opiniuje równolegle	Po kolei

Wpisaliśmy w nie to, co zrozumieliśmy z rozmowy — to jest nasze założenie, nie Wasze ustalenie. Dziś nie ma ekranu, na którym byście je zmienili: jeżeli u Was jest inaczej, powiedzcie nam, a przestawimy ustawienie tego typu. Ekran do samodzielnej zmiany dopiero będzie.

Niezależnie od tych ustawień: pismo zwraca wyłącznie ten, kto je trzyma, a administrator firmy może wykonać każdą pozostałą czynność — po to, żeby urlop jedynego koordynatora nie zatrzymał dziennika.

Wycofanie jest najpoważniejszym uprawnieniem w dzienniku: pismo znika z dziennika, a jego numer nie wróci do puli. Osoba, której pismo przekazano do załatwienia, prowadzi je merytorycznie, ale nie zdejmie go z dziennika.

Dziennik nie wychodzi poza Waszą firmę. Inne biuro korzystające z DocuBIM nie widzi z niego nic, nawet jeśli pracuje dla tego samego Zamawiającego.