Zespół inwestycji i uprawnienia

← Powrót do spisu treści

Każda osoba zaproszona do firmy widzi wszystkie inwestycje firmy i może czytać ich dokumenty. Zespół inwestycji decyduje o czymś innym: kto w danej inwestycji wgrywa dokumenty, zmienia ich status i zarządza inwestycją.

Zakładka Zespół w inwestycji pokazuje, kto w niej pracuje i z jakimi uprawnieniami.

Zespół inwestycji — kto w niej pracuje, z jaką rolą i od kiedy.

Trzy poziomy uprawnień

Rola	Co wolno
Przeglądający	Czytać i pobierać dokumenty (to może każdy w firmie; rola zaznacza, że osoba należy do zespołu)
Edytor	Dodatkowo wgrywać dokumenty i rewizje, poprawiać metryczkę dokumentów WIP i udostępniać dokumenty
Kierownik inwestycji	Dodatkowo publikować i archiwizować dokumenty, zarządzać zespołem i ustawieniami inwestycji

Rolę widać na liście przy każdej osobie, a obok, w kolumnie Co może, jednozdaniowy opis tego, na co pozwala. Rolę można zmienić bez usuwania osoby z inwestycji. Inwestycja musi mieć co najmniej jednego kierownika.

Rola dotyczy jednej inwestycji. Ta sama osoba może być kierownikiem w jednej i przeglądającym w drugiej — uprawnienia są własnością pary „inwestycja + człowiek", nie człowieka.

Kto nie jest w zespole inwestycji, ten ją czyta, ale w niej nie pisze. Członkowie firmy widzą wszystkie jej inwestycje i dokumenty (chyba że inwestycja jest widoczna tylko dla zespołu — patrz niżej); wgrywanie, rewizje, poprawianie metryczki i udostępnianie wymagają roli edytora albo kierownika inwestycji, a publikowanie i archiwizowanie roli kierownika. Jeśli przycisk Wgraj dokument nie jest widoczny, to znaczy, że brakuje uprawnień — poproś kierownika inwestycji albo administratora firmy o dopisanie do zespołu.

Dokumenty w statusie WIP i Udostępniony usuwa administrator firmy.

Administrator firmy może wszystko w inwestycjach swojej firmy, także w tych, do których nikt go nie dopisał.

Wyjątki dla jednej osoby w inwestycji

Przy każdej osobie w zespole jest przycisk Uprawnienia. Otwiera listę uprawnień tej osoby w tej inwestycji; kolumna Skutek mówi, czy je ma i skąd: z roli, z wyjątku albo dlatego, że jest administratorem firmy. Tę listę może obejrzeć każdy z firmy.

Administrator firmy i każdy, kto ma w tej inwestycji uprawnienie Zespół inwestycji (domyślnie kierownik inwestycji), mogą w kolumnie Wyjątek ustawić dla tej osoby:

• Zezwól — dostaje uprawnienie, którego jej rola nie daje, na przykład edytor, który ma też publikować,
• Zabroń — traci uprawnienie, które jej rola daje,
• Z roli — wraca do tego, co daje rola.

Wyjątek dotyczy tylko tej jednej inwestycji. Obok przycisku Uprawnienia widać, ile wyjątków ma dana osoba.

Kto nie jest administratorem firmy, ma trzy ograniczenia:

• nie zmienia własnych uprawnień,
• Zezwól ustawi tylko dla uprawnienia, które ma w tej inwestycji,
• nie zmieni wyjątku, który ustawił administrator firmy.

Administrator firmy tych ograniczeń nie ma.

Inwestycja widoczna tylko dla zespołu

Na karcie Zespół jest pole Tylko zespół. Po jego zaznaczeniu dokumenty, zdjęcia, skład zespołu i pisma powiązane z tą inwestycją widzą tylko:

• osoby z zespołu tej inwestycji (w dowolnej roli),
• administratorzy firmy,
• przy piśmie dodatkowo osoba, która je zarejestrowała, i każdy, komu je kiedykolwiek przypisano.

Nazwę inwestycji, umowę i termin nadal widzi cała firma, żeby pisma nie trafiały do złej inwestycji. Osoba spoza zespołu, która otworzy taką inwestycję, zobaczy nagłówek i informację, że inwestycję widzi tylko jej zespół. Przy nazwie takiej inwestycji stoi znacznik Tylko zespół.

Pismo powiązane z kilkoma inwestycjami jest ukryte, jeśli którakolwiek z nich jest widoczna tylko dla zespołu, a Ty do tego zespołu nie należysz. Kwot umowy to pole nie zmienia: widzi je ten, kto ma Wgląd w kwoty.

Pole zmienia administrator firmy i każdy, kto ma w tej inwestycji uprawnienie Ustawienia inwestycji (domyślnie kierownik inwestycji). Domyślnie jest odznaczone: inwestycję widzi cała firma.

Dokument poufny

Pojedynczy dokument można oznaczyć jako poufny, na przykład rozliczenie albo pismo z danymi osobowymi. Jego plik, rewizje i treść widzą wtedy tylko:

• administratorzy firmy,
• kierownicy tej inwestycji,
• osoba, która dokument wgrała,
• osoby z zespołu inwestycji wskazane przy dokumencie.

Pozostali widzą na liście jego nazwę i metryczkę, ale nie pobiorą pliku i nie zobaczą treści ani rewizji. Na liście przy nazwie stoi wtedy przekreślone oko, a osoba z wglądem widzi w tym miejscu ikonę klucza. Asystent AI nie cytuje takiego dokumentu osobom bez wglądu, a eksport zamówiony przez osobę bez wglądu go pomija. Historię statusów, razem z komentarzami, widzą tylko osoby z wglądem. Sprawa, która wskazuje taki dokument, pokazuje go osobom bez wglądu z przekreślonym okiem, bez możliwości otwarcia.

Jak to ustawić:

1. Otworzyć dokument na liście.
2. W panelu po prawej, przy informacji o dostępie, kliknąć Dostęp.
3. Zaznaczyć Dokument poufny i osoby z zespołu, które mają mieć wgląd.
4. Kliknąć Zapisz dostęp.

Karta inwestycji z kwotami zapisuje się jako poufna od razu, bez tego kroku, i otwiera się tylko osobom z wglądem w kwoty. Odznaczenie Dokument poufny tego nie zmienia (zob. Karta inwestycji w Dokumentach).

Przycisk Dostęp widzą administratorzy firmy i kierownicy inwestycji. W zakończonej inwestycji dostępu nie można już zmieniać. Osoba wskazana przy dokumencie traci wgląd, gdy zostanie usunięta z zespołu inwestycji. Odznaczenie Dokument poufny czyści listę wskazanych osób.

Oznaczenie nie cofa tego, co już wyszło z aplikacji: link do pobrania wydany wcześniej działa jeszcze do 5 minut, odpowiedzi asystenta AI zapisane wcześniej w rozmowach zostają, a gotowe archiwa eksportu się nie zmieniają.

Kto zarządza zespołem inwestycji

Skład zespołu i ustawienia inwestycji zmienia kierownik tej inwestycji albo administrator firmy. Edytor wgrywa dokumenty, ale nie decyduje, kto jeszcze może je wgrywać.

W zakończonej inwestycji zespołu nie da się zmienić. Inwestycję kończy osoba z uprawnieniem Zamykanie inwestycji (domyślnie kierownik inwestycji), a otwiera ponownie administrator firmy. Zob. Eksport i zakończenie inwestycji.

Kierownikiem inwestycji zostaje automatycznie osoba, która tę inwestycję założyła.

Dodanie osoby do inwestycji

1. Kliknąć Dodaj osobę w prawym górnym rogu.
2. Zaznaczyć osoby na liście Osoby z firmy — można kilka naraz. Lista zawiera aktywnych pracowników firmy, których nie ma jeszcze w tej inwestycji.
3. Wybrać rolę w polu Rola w inwestycji. Dostaną ją wszystkie zaznaczone osoby; różne role ustawia się potem na liście zespołu. Pod każdą rolą jest krótki opis tego, co ta rola może.
4. Kliknąć Dodaj do inwestycji.

Jeśli kogoś nie uda się dodać, okno się nie zamknie, a ta osoba zostanie zaznaczona — wystarczy kliknąć jeszcze raz.

Dodawanie osoby do inwestycji — wybiera się spośród pracowników własnej firmy.

Uprawnienia z wybranej roli działają od razu; nie trzeba tej osoby o niczym powiadamiać w systemie.

Usunięcie osoby z zespołu

Ikona kosza przy osobie usuwa ją z zespołu inwestycji. Traci wtedy swoją rolę w tej inwestycji, ale dokumenty nadal widzi, jak każdy w firmie. Nie usuwa to jej konta w firmie ani niczego, co wgrała — dokumenty i historia zostają, razem z podpisem autora.

Częste pytania

Nie widzę na liście osoby, którą chcę dodać. Trzeba ją najpierw zaprosić do firmy — patrz Zapraszanie współpracowników. Do inwestycji można dodać wyłącznie osoby z własnej firmy.

Czy zaproszę do inwestycji kogoś z innej firmy? Jeszcze nie. Praca kilku firm w jednej inwestycji pojawi się w kolejnej wersji.

Kto może zmieniać skład zespołu? Administrator firmy oraz osoba, która w tej inwestycji ma rolę kierownika.