Umowy

← Powrót do spisu treści

Umowa to kontrakt z Zamawiającym: symbol, numer, data podpisania i druga strona. Inwestycje stoją pod umową, a jedna umowa może obejmować ich kilka.

Przykład: BUD-4K to jedna umowa o numerze 118.20/ZP/2026, a pod nią cztery inwestycje — Lipowa 4, Polna 12, Klonowa 7, Leśna 19. Numer, data i Zamawiający są dla nich wspólne, ale każda ma własny termin i własnego koordynatora. Dlatego to, co wspólne, wpisuje się raz przy umowie, a to, co różne, przy inwestycji.

Umowy znajdziecie w menu pod swoim nazwiskiem, pod pozycją Umowy.

Kto może zakładać umowy

Administrator firmy i osoby z uprawnieniem „Zakładanie umów i inwestycji” (zobacz Kwoty i uprawnienia). Na start ma je tylko administrator. To celowa różnica wobec kontrahentów, których może dopisać każdy: kontrahenta dopisuje się w biegu, przy rejestrowaniu pisma w dzienniku, a umowę zawiera się raz i wpisuje z dokumentu.

Pozostali pracownicy widzą listę umów, bo inspektor musi wiedzieć, pod którą umową pracuje — tylko nie mogą jej zmienić.

Zakładanie umowy

Pole	Co wpisać
Symbol	Wasze własne oznaczenie, na przykład `BUD-4K`. Formularz sam zamienia litery na wielkie, a symbol nie może się powtórzyć w firmie. Nie trafia do nazw plików
Przedmiot umowy	Czego dotyczy umowa, na przykład „Przebudowa ul. Ogrodowej w Łodzi”. Nieobowiązkowy, ale widać go przy symbolu na liście umów, w menu bocznym (zamiast nazwy Zamawiającego) i na stronie umowy
Numer umowy	Tak, jak widnieje na dokumencie, na przykład `118.20/ZP/2026`
Data podpisania	Z dokumentu
Ważność polisy OC	Data z polisy. Widzi ją każdy pracownik — zobacz Kwoty i kto je widzi
Zamawiający	Wybierany z rejestru kontrahentów
Wartość netto, Wartość brutto	Nieobowiązkowe. Widzi je tylko osoba, która może wpisywać kwoty. Brutto wypełnia się samo z netto przy 23% VAT, dopóki go nie zmienisz
Uwagi	Cokolwiek, co warto mieć pod ręką

Zamawiającego wybiera się z listy, a nie wpisuje z ręki — właśnie po to jest rejestr kontrahentów. Jeżeli kogoś na liście brakuje, wystarczy kliknąć Dodaj nowego przy polu Zamawiający: otworzy się formularz kontrahenta, a po zapisie nowy Zamawiający jest od razu wybrany w umowie.

Zabezpieczenie, wymagane OC i limity robót dodatkowych wpisuje się później, na stronie umowy — zobacz Wpisywanie kwot umowy.

Terminu realizacji ani wykonawcy w formularzu umowy nie ma. Daty ma każda inwestycja osobno (niżej, Podpięcie inwestycji pod umowę), a aneks może je przesunąć. Wykonawcę robót wskazuje się przy inwestycji (zob. Obsada inwestycji).

Wartość na liście umów

Przy każdej umowie na liście stoi Wartość netto. Gdy nikt jej nie wpisał, widać nie wpisano, a osoba, która może wpisywać kwoty, ma obok odnośnik Wpisz kwoty. Kto nie ma wglądu w kwoty, widzi zastrzeżone, a w widoku Tabela umów kolumn z kwotami nie ma wcale.

Administrator firmy albo osoba z uprawnieniem „Zakładanie umów i inwestycji” zmienia umowę przyciskiem Edytuj umowę na jej stronie, obok Dodaj aneks, albo w wierszu umowy w widoku Tabela umów.

Podpięcie inwestycji pod umowę

Inwestycja nie musi mieć umowy. Inwestycje, które już macie, zostają bez zmian, a nowe można założyć, zanim papier zostanie podpisany — powiązanie dodaje się później.

Kolumna Inwestycje w tabeli umów pokazuje kody inwestycji, które stoją pod daną umową; w widoku Umowy z inwestycjami widać przy każdej umowie ich liczbę.

Daty z umowy, czyli Rozpoczęcie z umowy i Termin z umowy, wpisujecie przy zakładaniu inwestycji. Pola pojawiają się pod polem Umowa, gdy umowa jest wybrana. Później zmieniacie je na stronie umowy: w tabeli inwestycji obok dat jest ołówek, a przy inwestycji bez dat przycisk Ustaw daty. Może to zrobić administrator firmy i kierownik inwestycji. Puste pole znaczy „bez tej daty”. Data rozpoczęcia nie może wypadać po terminie.

Inwestycja z obiema datami jest w kalendarzu paskiem od dnia rozpoczęcia do terminu.

Umowa z pliku PDF

Przy zakładaniu umowy możecie zacząć od pliku. Nad polami formularza jest przycisk Uzupełnij z pliku: wybierzcie PDF umowy, a AI odczyta z niego Numer umowy, Przedmiot umowy, Datę podpisania, Ważność polisy OC, zamawiającego oraz Wartość netto i Wartość brutto.

Wypełniają się tylko pola, które były puste. To, co już wpisaliście, zostaje.
Pod przyciskiem widać, które pola przyszły z pliku. Sprawdźcie je przed zapisaniem. Odczyt robi AI i może się pomylić, także w polu, które wygląda na poprawnie wypełnione. Pole, którego nie udało się odczytać, zostaje puste.
Zamawiającego AI dopasowuje do rejestru po numerze NIP. Jeśli NIP-u nie ma w rejestrze albo w umowie, mówi to wprost — nowego kontrahenta nie zakłada.
Symbolu umowy AI nie podpowiada: nadajecie go sami.
Wartość netto i brutto AI podpowiada tylko administratorowi firmy i osobie z uprawnieniem Wpisywanie kwot.
Ze skanu AI czyta tylko dwie pierwsze strony.

Po zapisaniu umowy plik zostaje do niej dołączony razem z odczytanymi postanowieniami, jeśli jesteście administratorem firmy albo macie uprawnienie Wpisywanie kwot.

Karta inwestycji zamiast umowy

Tym samym przyciskiem możecie wczytać kartę inwestycji, czyli Wasz wewnętrzny formularz podsumowujący umowę. AI rozpozna, że to karta, i oprócz pól formularza odczyta z niej:

plan fakturowania: etapy, podstawy, udziały, kwoty i planowane daty,
budżet: prognozowany budżet netto, VAT i brutto, koszty podwykonawcze i koszty własne z opisem.

Po zapisaniu umowy plan i budżet trafiają do części Plan fakturowania i Budżet i marża. Dzieje się tak tylko wtedy, gdy jesteście administratorem firmy albo macie uprawnienie Wpisywanie kwot. Pod przyciskiem widać, czy plan i budżet się zapiszą. Sprawdźcie je na stronie umowy, bo odczyt robi AI.

Karta wymienia też osobę odpowiedzialną, wykonawcę robót i inspektorów. Przy zakładaniu umowy inwestycji jeszcze nie ma, więc tych danych nie da się zapisać od razu. Uzupełnicie je z tej samej karty na inwestycji pod umową (zob. Uzupełnienie z karty inwestycji).

Plik umowy i najważniejsze postanowienia

Na stronie umowy jest sekcja Plik umowy i najważniejsze postanowienia. Widzą ją administratorzy firmy i osoby z uprawnieniem Wgląd w kwoty albo Wpisywanie kwot, bo plik umowy zawiera kwoty. Każda z tych osób może pobrać plik. Plik i jego kolejne wersje dodaje administrator firmy albo osoba z uprawnieniem Wpisywanie kwot.

Pliku umowy nie da się usunąć: podpisana umowa jest dowodem. Przycisk Dodaj nową wersję dodaje plik, który od tej chwili jest bieżący. Wcześniejsze pliki zostają w sekcji Poprzednie wersje. Przy każdym widać, kto i kiedy go dodał, i każdy można pobrać. Jeśli dodaliście zły plik, dodajcie właściwy jako nową wersję.

Pod plikiem jest spis najważniejszych postanowień: kary umowne, gwarancja, rękojmia, zabezpieczenie, ubezpieczenie, terminy, płatności, odstąpienie od umowy. Przy postanowieniu stoi numer strony umowy, jeśli udało się go ustalić.

Odczytaj z pliku proponuje spis odczytany przez AI. Porównajcie każde postanowienie z umową na wskazanej stronie, poprawcie albo usuńcie, zanim klikniecie Zapisz postanowienia.
Spis nie jest pełny: AI czyta początek umowy (mniej więcej kilkanaście pierwszych stron, ze skanu tylko dwie) i podaje najwyżej 15 postanowień. Postanowienia z dalszych stron i z załączników trzeba dopisać ręcznie.
Spis zapisany bez poprawek ma plakietkę Odczytane przez AI. Po pierwszej poprawce plakietka znika. Jej brak nie znaczy jednak, że ktoś porównał cały spis z umową.
Edytuj pozwala poprawić spis albo wpisać go ręcznie, bez AI.
Spis należy do wersji pliku. Nowa wersja zaczyna bez spisu: odczytajcie go z pliku albo wpiszcie. Spis poprzedniej wersji zostaje przy niej bez zmian.

Spis jest pomocą, nie zastępuje umowy. Przed decyzją zawsze sprawdźcie postanowienie w samej umowie.

Budżet i marża

Sekcja Budżet i marża na stronie umowy zbiera dane, które dotąd były w Waszej karcie inwestycji. Widzą ją administratorzy firmy i osoby z uprawnieniem Wgląd w kwoty albo Wpisywanie kwot; zmieniają ją administratorzy i osoby z Wpisywaniem kwot.

Prognozowany budżet realizacji: netto, VAT i brutto, wpisywane ręcznie.
Koszty podwykonawcze i Pozostałe koszty własne. Jeśli zostawicie te pola puste, liczą się same: z kosztów osób na funkcjach inwestycji pod tą umową (zob. Obsada inwestycji). Wpisana kwota zastępuje sumę.
Prognozowana marża liczy się sama: wartość obowiązująca netto (z umowy i aneksów) minus koszty, w złotych i procentach. Dopóki wartość netto umowy nie jest wpisana, marży nie widać.

Budżet zatwierdza się przyciskiem Zatwierdź budżet. Przy budżecie widać wtedy, kto i kiedy go zatwierdził. Każda zmiana kwot w budżecie zdejmuje zatwierdzenie. Zmiana kosztów osób albo wartości netto umowy zmienia marżę, ale zatwierdzenia nie zdejmuje.

Plan fakturowania

Sekcja Plan fakturowania to lista faktur do wystawienia Zamawiającemu: etap, podstawa (np. protokół częściowy), udział w procentach, kwota, planowana data, numer faktury i status (Planowana, Wystawiona, Zapłacona). Pierwszy plan zaczyna się od układu z karty inwestycji: czterech faktur częściowych i faktury końcowej. Wiersze można dodawać i usuwać.

Planowane daty faktur o statusie Planowana widać w kalendarzu, ale tylko osobom z wglądem w kwoty. Plan widzą i zmieniają te same osoby co budżet.

Aneks przesuwa daty

Aneks wpisuje się pod umową. Klikając symbol umowy na liście, otwieracie jej stronę: pod nagłówkiem kwoty, niżej inwestycje stojące pod umową, a na końcu wszystkie aneksy po kolei.

Jeden aneks to jeden dokument. Zaznaczacie w nim inwestycje, których dotyczy, i przy każdej wpisujecie nową datę rozpoczęcia, nowy termin albo jedno i drugie. Pierwsze pole w wierszu to rozpoczęcie, drugie termin. Inwestycji, których nie zaznaczycie, aneks w ogóle nie dotyczy. Zaznaczenie inwestycji bez wpisania daty znaczy „aneks o tej inwestycji mówi, ale dat nie rusza” — to jest Wasze „bez zmian” z arkusza.

Daty z umowy zostają na miejscu. Przy każdej inwestycji widnieją dwie kolumny: Daty z umowy i Daty obowiązujące. Pierwsza kolumna to daty z podpisanego dokumentu, druga wynika ze wszystkich aneksów po kolei. Dzięki temu widać równocześnie, na co się umówiono i co obowiązuje dziś — czego z arkusza, gdzie kolejny aneks nadpisywał poprzednią datę, odczytać się nie dało.

Gdy umowa ma cztery aneksy i każdy przesuwa termin, po wpisaniu wszystkich obowiązuje data z ostatniego, a trzy poprzednie zostają widoczne w łańcuchu.

Numer aneksu wyznacza kolejność, nie data podpisania — dwa aneksy potrafią być podpisane tego samego dnia. Zostawcie pole numeru puste, a system nada następny wolny. Dziura w numeracji nie przeszkadza.

Usunięcie aneksu cofa daty do poprzedniego aneksu albo do dat z umowy. Nic nie zostaje nadpisane, więc nie ma czego odtwarzać.

Aneksy dodaje i zmienia administrator firmy albo osoba z uprawnieniem „Zakładanie umów i inwestycji”. Pozostali je widzą.

Aneks zmienia wynagrodzenie

Aneks może też zmienić wynagrodzenie. W oknie aneksu, w części Zmiana wynagrodzenia, wpisujecie, o ile zmienia się kwota, a nie nową wartość: +30 000,00 przy podwyżce, -5 000,00 przy obniżce. Brutto wylicza się z netto przy 23% VAT i można je poprawić. Pod polami widać, ile umowa będzie warta po zapisaniu aneksu.

Wartość z umowy zostaje na miejscu, jak daty. W kwotach umowy widnieją wtedy obok siebie Wartość netto z umowy i Wartość obowiązująca netto (i tak samo brutto), z dopiskiem, który aneks ją ostatnio zmienił. Wartość obowiązująca to wartość z umowy plus zmiany ze wszystkich aneksów. To ją widać na liście umów i w jej sumach, w budżecie i marży oraz w karcie inwestycji.

Jeśli wartość z umowy nie jest wpisana, wartości obowiązującej nie da się policzyć. Kwoty pokazują wtedy same zmiany z aneksów.
Jeśli któryś aneks podaje tylko zmianę netto, wartość obowiązująca brutto zostaje pusta.
Wartość po obniżce nie może być ujemna — takiego aneksu system nie zapisze.
Plan fakturowania nie zmienia się sam. Gdy jego kwoty sumują się do innej wartości niż obowiązująca, plan to pokaże, a poprawiacie go ręcznie, bo część faktur mogła już wyjść.

Zmianę wynagrodzenia widzą te same osoby co kwoty umowy, a wpisują ją administrator firmy i osoba z uprawnieniem „Wpisywanie kwot”. Osoby bez wglądu w kwoty widzą aneks bez kwot. Mogą poprawić w nim numer czy datę, ale kwot nie zmienią.

W polu Zakres zmian opisujecie, co jeszcze zmienia aneks, np. „zakres rozszerza się o nadzór nad boiskiem”. Ten opis widzi każdy, kto widzi aneks, dlatego kwoty wpisujcie w zmianę wynagrodzenia, nie tutaj.

Skan aneksu i odczyt z pliku

Do aneksu można dołączyć jego PDF. Przy aneksie na stronie umowy jest przycisk Dołącz skan, a gdy skan już jest — Pobierz skan i Zastąp skan. Zastąpienie dodaje nową wersję; skanu nie da się usunąć, tak jak pliku umowy. Z tego samego powodu nie da się usunąć aneksu, który ma skan — można go poprawić.

Skan widzą i dołączają te same osoby co plik umowy. Pozostali widzą tylko informację, że skan jest dołączony.

Okno aneksu ma przycisk Uzupełnij z pliku. AI czyta PDF aneksu i wpisuje w puste pola oznaczenie, datę podpisania, zakres zmian, zmianę wynagrodzenia i nowe terminy. Gdy aneks podaje tylko wartość po zmianie („wynosi 555 000,00 zł”), system policzy z niej zmianę, o ile wartość z umowy jest wpisana. Jeśli nie jest, zmianę trzeba wpisać ręcznie. Gdy podaje zmianę i wartość, które się nie zgadzają, kwot nie wpisze i poprosi o sprawdzenie. Nowy termin trafia od razu do inwestycji tylko wtedy, gdy umowa ma jedną inwestycję. Przy kilku wskażecie ją sami. Zmianę wynagrodzenia AI podpowiada tylko administratorowi firmy i osobie z uprawnieniem Wpisywanie kwot, i tylko im po zapisaniu aneksu plik zostaje dołączony jako jego skan.

Czego system nie pozwoli zrobić

Usunąć umowy, której aneks ma dołączony skan. Skan, tak jak plik umowy, jest dowodem.

Usunąć aneksu, który zmienia wynagrodzenie, bez uprawnienia „Wpisywanie kwot”. Usunięcie zmieniłoby wartość umowy.

Usunąć kontrahenta, którego wskazuje umowa. Umowa bez drugiej strony jest dokumentem o niczym, więc system odmówi i powie dlaczego. Najpierw trzeba zmienić albo usunąć umowę.

Wskazać kontrahenta albo koordynatora spoza Waszej firmy. Nawet gdyby ktoś znał identyfikator, baza takiego powiązania nie przyjmie.

Zmienić w aneksie dat zakończonej inwestycji, zmienić numeru aneksu, który go zawiera, ani usunąć takiego aneksu. Nie da się też usunąć umowy z zakończoną inwestycją. Zob. Eksport i zakończenie inwestycji.

Usunąć umowy, do której dołączono plik umowy. Plik jest dowodem, więc nie znika ani sam, ani razem z umową. Dotyczy to także umowy założonej przyciskiem Uzupełnij z pliku, bo plik dołącza się przy zapisie.

Usunąć umowy, do której przypięto pisma. Pismo dotyczy umowy i nie może jej stracić.

Co się dzieje po usunięciu umowy

Umowa znika z listy, ale inwestycje zostają — razem z dokumentami, rewizjami i całą historią statusów. Przestają tylko wskazywać tę umowę. Dokumentacja inwestycji nigdy nie znika przy okazji porządków w papierach.